Hvad gør en forslagsleder?
Typisk har en forvalter ansvaret for at styre alle organisationens forslag. Dette indebærer koordinering af forslagsprocessen, forberedelse af de faktiske forslag og præsentation af forslag til potentielle kunder. Forslagsdirektøren vil bruge en betydelig mængde tid på at gennemgå anmodninger om forslag (RFP'er), bekræfte krav med potentielle kunder og derefter påbegynde forslagsprocessen. Normalt arbejder han på en frist, er han eller hun ansvarlig for at delegere alle de opgaver, der kræves for at gennemføre et forslag, mens han fører tilsyn med skrivning, redigering, illustration og alle andre produktionsindsatser, der er forbundet med forslaget. Derudover vil han eller hun udvikle en forslagsplan, identificere de mest presserende opgaver og tildele prioriteringer i henhold til internt udviklede procedurer.
Når en projektleder har modtaget en RFP, vil han eller hun læse hele dokumentet med fokus på at forstå klientens specifikationer og forventninger samt de relevante tidsfrister og budget. Under gennemgangsprocessen vil forvalteren ofte notere og notere spørgsmål, som han eller hun vil afklare med kunden, inden han begynder. Derfra vil han eller hun udarbejde en forslag til planen, skitsere hvert trin i forslaget samt dets krav og skitsere en tidsplan gennem forslagets frist. Delegering af opgaver er en del af planlægningsprocessen, hvor lederen vil indrømme organisatoriske og underleverede ressourcer samt ekspertise til at bidrage med forslaget.
Effektivt overvågning er centralt i en ansøgningsleders job, når først forslaget er i gang. Vejledende alle teammedlemmer i forslagsteamet, han eller hun vil formidle krævet information og føre tilsyn med produktionen af alle forslagssider, herunder både æstetik og skriftligt indhold. Ved at gennemføre periodiske anmeldelser af fremskridt vil han eller hun sørge for, at forslaget er i overensstemmelse med klientens anmodning. Efter færdiggørelsen af det første udkast vil forslagslederen gennemgå udkastet for nøjagtighed og konsistens samt for at sikre, at forslaget er i overensstemmelse med klientens anmodninger. Derefter returnerer vedkommende dokumentet til forslagsteamet for enhver revision, inden det videresendes til den potentielle klient.
Han fungerer som organisationens repræsentant for forslag, og forslagslederen afholder også regelmæssige stedbesøg for at interagere med kunder ud over at deltage i budkonferencer. Efter godkendelse fra en klient vedrørende et indsendt forslag vil han eller hun også deltage i færdiggørelse og gennemførelse af kontrakten. Ofte vil dette omfatte forhandlinger om endelige aftaler samt orientering af hans eller hendes organisation ved opstart af det foreslåede arbejde. At afholde personalemøder, hvis et forslag mislykkes, er også kritisk for jobbet.