Que fait un gestionnaire de propositions?
Généralement, un responsable de proposition aura la responsabilité de gérer toutes les propositions d'une organisation. Cela implique la coordination du processus de proposition, la préparation des propositions réelles et la présentation de propositions aux clients potentiels. Le responsable de la proposition consacrera beaucoup de temps à l’examen des demandes de propositions, à la confirmation des besoins auprès de clients potentiels et au lancement du processus de proposition. Travaillant habituellement à une date limite, il ou elle sera responsable de la délégation de toutes les tâches requises pour compléter une proposition, tout en supervisant la rédaction, la révision, l'illustration et tous les autres efforts de production associés à la proposition. En outre, il élaborera un calendrier de proposition, identifiera les tâches les plus urgentes et assignera les priorités de la proposition conformément aux procédures développées en interne.
Une fois que le responsable de la proposition reçoit une demande de proposition, il lit l'intégralité du document en s'attachant à comprendre les spécifications et les attentes du client, ainsi que les délais et le budget correspondants. Au cours du processus d'examen, le responsable de la proposition prend souvent des notes et note des questions qu'il clarifiera avec le client avant de commencer. À partir de là, il rédigera un plan de proposition, définira chaque étape de la proposition ainsi que ses exigences et un calendrier jusqu'à la date limite de la proposition. La délégation de tâches fait partie du processus de planification au cours de laquelle le responsable recrutera des ressources organisationnelles et sous-traitées, ainsi que l'expertise nécessaire pour contribuer à la proposition.
Une supervision efficace est essentielle au travail du responsable de la proposition, une fois celle-ci lancée. En guidant tous les membres de l'équipe de proposition, il diffusera les informations requises et supervisera la production de toutes les pages de proposition, à la fois esthétiques et écrites. En effectuant des examens périodiques des progrès, il s'assurera que la proposition est conforme à la demande du client. À la fin de la première version, le responsable de la proposition l'examinera pour en vérifier l'exactitude et la cohérence, et pour s'assurer que la proposition correspond aux demandes du client. Par la suite, il renverra le document à l'équipe de proposition pour toute révision, avant de le transmettre au client potentiel.
En tant que représentant de l'organisation pour les propositions, le responsable de la proposition effectuera également des visites de site régulières pour interagir avec les clients, en plus d'assister aux conférences de soumissionnaires. Après l'approbation d'un client concernant une proposition soumise, il participera également à la finalisation et à la mise en œuvre du contrat. Cela implique souvent de négocier les accords finaux et d'informer son organisation au démarrage des travaux proposés. La tenue de réunions du personnel en cas d'échec d'une proposition est également essentielle au travail.