¿Qué hace un gerente de propuestas?
Por lo general, un gerente de propuestas tendrá la responsabilidad de administrar todas las propuestas de una organización. Esto implica coordinar el proceso de propuesta, preparar las propuestas reales y presentar propuestas a clientes potenciales. El gerente de la propuesta pasará una cantidad considerable de tiempo revisando las solicitudes de propuestas (RFP), confirmando los requisitos con los clientes potenciales y luego comenzando el proceso de la propuesta. Generalmente trabajando en una fecha límite, él o ella será responsable de delegar todas las tareas requeridas para completar una propuesta, mientras supervisa la escritura, edición, ilustración y todos los demás esfuerzos de producción asociados con la propuesta. Además, él o ella desarrollará un cronograma de propuestas, identificará las tareas más urgentes y asignará prioridades de propuestas de acuerdo con los procedimientos desarrollados internamente.
Una vez que el gerente de una propuesta recibe una solicitud de propuesta, leerá el documento completo, enfocándose en comprender las especificaciones y expectativas del cliente, así como los plazos y el presupuesto relevantes. Durante el proceso de revisión, el gerente de la propuesta a menudo tomará notas y anotará preguntas que aclarará con el cliente antes de comenzar. A partir de ahí, él o ella elaborará un plan de propuesta, describirá cada etapa de la propuesta, así como sus requisitos, y un esquema a través de la fecha límite de la propuesta. Delegar tareas es parte del proceso de planificación en el que el gerente reclutará recursos organizativos y subcontratados, así como experiencia para contribuir con la propuesta.
La supervisión efectiva es fundamental para el trabajo de un gerente de propuesta, una vez que la propuesta está en marcha. Guiando a todos los miembros del equipo en el equipo de la propuesta, él o ella diseminará la información requerida y supervisará la producción de todas las páginas de la propuesta, incluyendo tanto la estética como el contenido escrito. Al realizar revisiones periódicas del progreso, él o ella se asegurarán de que la propuesta esté de acuerdo con la solicitud del cliente. Al completar el primer borrador, el gerente de la propuesta revisará el borrador para verificar su precisión y consistencia, así como para asegurarse de que la propuesta se alinee con las solicitudes del cliente. A partir de entonces, él o ella devolverá el documento al equipo de la propuesta para todas y cada una de las revisiones antes de enviarlo al cliente potencial.
Sirviendo como representante de la organización para las propuestas, el gerente de la propuesta también realizará visitas regulares al sitio para interactuar con los clientes, además de asistir a conferencias de licitadores. Tras la aprobación de un cliente con respecto a una propuesta presentada, él o ella también participará en la finalización e implementación del contrato. A menudo, esto incluirá negociar los acuerdos finales, así como informar a su organización al inicio del trabajo propuesto. La realización de reuniones de personal en caso de que falle una propuesta también es fundamental para el trabajo.