Was macht ein Angebotsmanager?
In der Regel ist ein Angebotsmanager dafür verantwortlich, alle Vorschläge einer Organisation zu verwalten. Dies beinhaltet die Koordination des Angebotsprozesses, die Vorbereitung der tatsächlichen Angebote und die Präsentation der Angebote für potenzielle Kunden. Der Angebotsmanager verbringt viel Zeit damit, Angebotsanfragen (RFPs) zu überprüfen, Anforderungen mit potenziellen Kunden zu bestätigen und anschließend den Angebotsvorgang zu starten. Normalerweise arbeitet er an einem Termin und ist dafür verantwortlich, alle Aufgaben zu delegieren, die für die Fertigstellung eines Angebots erforderlich sind, während er das Schreiben, Bearbeiten, Illustrieren und alle anderen mit dem Angebot verbundenen Produktionsaufwände überwacht. Darüber hinaus erstellt er oder sie einen Zeitplan für Vorschläge, ermittelt die dringendsten Aufgaben und weist den Vorschlägen Prioritäten gemäß den intern entwickelten Verfahren zu.
Sobald ein Angebotsmanager eine Ausschreibung erhält, liest er oder sie das gesamte Dokument, wobei er sich darauf konzentriert, die Spezifikationen und Erwartungen des Kunden sowie die relevanten Fristen und das Budget zu verstehen. Während des Überprüfungsprozesses macht der Angebotsmanager häufig Notizen und notiert Fragen, die er oder sie vor Beginn mit dem Kunden klären wird. Von dort aus erstellt er oder sie einen Vorschlagsplan, umreißt jede Phase des Vorschlags sowie dessen Anforderungen und umreißt einen Zeitplan bis zum Schlusstermin des Vorschlags. Das Delegieren von Aufgaben ist Teil des Planungsprozesses, in dem der Manager organisatorische Ressourcen und Unteraufträge sowie Fachwissen einbezieht, um den Vorschlag beizutragen.
Eine wirksame Beaufsichtigung ist von zentraler Bedeutung für die Arbeit eines Angebotsmanagers, sobald das Angebot vorliegt. Er leitet alle Teammitglieder im Angebotsteam an, verbreitet die erforderlichen Informationen und überwacht die Erstellung aller Angebotsseiten, einschließlich ästhetischer und schriftlicher Inhalte. Er führt regelmäßige Überprüfungen des Fortschritts durch und stellt sicher, dass der Vorschlag den Anforderungen des Kunden entspricht. Nach Fertigstellung des ersten Entwurfs überprüft der Angebotsmanager den Entwurf auf Richtigkeit und Konsistenz und stellt sicher, dass der Vorschlag mit den Anforderungen des Kunden übereinstimmt. Danach sendet er oder sie das Dokument zur Überprüfung an das Angebotsteam zurück, bevor es an den potenziellen Kunden weitergeleitet wird.
Der Angebotsmanager, der als Vertreter der Organisation für Angebote fungiert, führt neben der Teilnahme an Bieterkonferenzen auch regelmäßige Besuche vor Ort durch, um mit Kunden in Kontakt zu treten. Nach der Genehmigung eines Kunden in Bezug auf ein eingereichtes Angebot beteiligt er sich auch an der Fertigstellung und Umsetzung des Vertrags. Dies umfasst häufig die Aushandlung endgültiger Vereinbarungen sowie die Unterrichtung seiner Organisation beim Start über die vorgeschlagenen Arbeiten. Die Durchführung von Mitarbeiterversammlungen für den Fall, dass ein Vorschlag fehlschlägt, ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung für die Arbeit.