Hvad gør en skolemottagende?
Skolemottagere er fagfolk, der understøtter administratorer i et uddannelsesmiljø ved at udføre en bred vifte af kontoropgaver og yde kundeservice. Disse personer skal være udadvendte og besidde stærke skriftlige og mundtlige kommunikationsevner ud over at have gymnasier eller eksamensbeviser. En person, der arbejder som skolemodtager, har pligt til at imødekomme offentlighedens behov såvel som at administrere hans eller hendes organisations skriftlige dokumenter. Han eller hun er også ansvarlig for at anvende kontorteknologier korrekt og forblive ajour med skolevirksomhedens praksis.
En hovedopgave for en skolemodtager er at imødekomme behovene hos offentligheden. For eksempel giver han eller hun information til forældre eller studerende, der besøger skolekontoret og leder dem til det relevante personale eller det sted, hvor det er nødvendigt. Denne type person responderer også på telefonopkald og overfører opkald til andre ansatte eller embedsmænd efter behov. Som et resultat skal han eller hun have stærke kundeservicefærdigheder og regelmæssigt bruge korrekt telefonetikette. Undertiden må han eller hun sørge for, at hjemmearbejde sendes hjem til fraværende studerende eller holde styr på fraværsopkald fra studerende og forældre.
At holde styr på en institutions papirarbejde udgør en anden vigtig opgave i en jobposition på dette felt. En person, der er interesseret i at blive skolemodtager, skal organiseres for at få data, vedligeholde skoleposter og distribuere post til kontoransatte hurtigt og præcist. Han eller hun er muligvis også ansvarlig for at arkivere lærernes lektionsplaner og føre journal over fakultetsmedlemmernes fravær ud over andre poster.
En person, der arbejder inden for dette karriereområde, skal også, hvordan man bruger kontorteknologier. Han eller hun skulle vide, hvordan man bruger kontorudstyr såsom faxmaskiner eller kopimaskiner, samt bruge tilstedeværelsessoftware og computer tekstbehandlingssoftware til at udarbejde korrespondance og rapporter til skoleledere. Af denne grund skal en skolemottagende have solide skrivefærdigheder.
Det er nødvendigt at holde sig ajour med et skoledistrikt, når man arbejder i denne branche. En professionel inden for dette erhvervsområde skal holde sig ajour med hans eller hendes virksomheds sundheds- og sikkerhedsbestemmelser for at sikre, at han eller hun arbejder sikkert og opretholder sikkerheden for andre studerende og gæster. At beholde hans eller hendes viden om forretningsteknologier såvel som teknikker til at udføre opgaver såsom arkivering så aktuelle som muligt er derudover nødvendigt for en person, der arbejder som skolemodtager. Han eller hun skal også kunne uddanne nye medarbejdere i nye protokoller og procedurer.