Was sind die verschiedenen Arten von Ledger-Software?
Die Ledger-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Erfassung von Geldtransaktionen. Es kann grob in Freeware- und kostenpflichtige Softwareprodukte unterteilt werden, die sich auf verschiedene Arten von Hauptbüchern konzentrieren oder Flexibilität und erweiterte Funktionalität bieten. Darüber hinaus sind einige Produkte mit anderer Buchhaltungssoftware kompatibel oder bieten erweiterte Funktionen, mit denen beispielsweise Schecks und Einzahlungsscheine gedruckt werden können. Die beste Wahl kann von einer bestimmten Anwendung und von Faktoren wie etwa Bedenken hinsichtlich der Kosten abhängen.
Hauptbücher dienen als endgültige Aufzeichnung für praktisch alle Transaktionen. Die Ledger-Software kann auch Nebenbücher verwalten, mit denen Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Gehaltsabrechnungen und andere finanzielle Angelegenheiten erfasst werden. Die Software kann diese Konten in regelmäßigen Abständen mit dem Hauptbuch abgleichen und auf der Grundlage der aufgezeichneten Informationen Berichte erstellen. Einige Systeme stellen auch eine Verbindung zu Bankkonten her, um die automatische Aktualisierung bei Transaktionen sowie die Kennzeichnung verdächtiger Transaktionen zu ermöglichen. Die Integration mit anderen Programmen für die Berichterstellung und die Kommunikation mit POS-Systemen ist bei einigen Programmen möglich.
Einige Arten von Ledger-Software bieten die Möglichkeit, Schecks mit Gehalts- und Lieferanteninformationen zu erstellen. Auf diese Weise können Benutzer mit einem einzigen Softwareprogramm Aufzeichnungen führen und Zahlungen generieren. Durch das Erstellen von Schecks wird das Ledger automatisch entsprechend belastet. Einzahlungsscheine und Berichte können auch automatisch generiert werden, wenn Zahlungen eingehen und in das System eingegeben werden. Andere Rationalisierungsfunktionen, die Ledger-Software bietet, können verschiedene Arten der Buchhaltung, Währungsumrechnung und Erstellung von Steuerdokumentationen umfassen.
Freie Programme haben tendenziell weniger Funktionen. Einige können werbefinanziert sein oder einige Funktionen können gesperrt sein, bis der Benutzer bezahlt. Für die Grundbuchhaltung können sie ausreichen, um Finanzinformationen zu verwalten und Transaktionen zu verfolgen. Fortgeschrittenere Ledger-Software erfordert normalerweise die Zahlung einer Lizenzgebühr. In einigen Fällen sind auch monatliche Abonnements erforderlich, wenn die Software zusätzlich zum Basispaket laufenden Support oder Services anbietet.
Leute, die freie Software in Betracht ziehen, möchten möglicherweise eine Testversion eines fortgeschritteneren Programms in Betracht ziehen. Wenn sie später beschließen, neue Funktionen zu benötigen, können sie ein Upgrade durchführen und dabei alle Informationen aus der früheren Installation der Ledger-Software beibehalten. Andernfalls müssen sie möglicherweise Dateien exportieren, die möglicherweise nicht korrekt in ein neues Programm importiert werden. Ein Computertechniker kann bei der Konvertierung helfen, wenn die Software aus irgendeinem Grund geändert werden muss, und kann spezifische Ratschläge zum besten Programm haben, um die Anforderungen zu erfüllen und den Import mit einem Minimum an Aufwand durchzuführen.