¿Cuáles son los diferentes tipos de trabajo de recepción?
La oficina principal de una empresa suele ser un centro de actividad, independientemente del tipo de organización. Un empleado de la oficina principal es a menudo un experto en el comercio, capaz de moverse de manera rápida y eficiente de una tarea a otra. Algunos de los tipos más comunes de trabajo de recepción incluyen actuar como recepcionista, mantener archivos y registros, trabajar como enlace entre departamentos y administrar el papeleo de la oficina. Las habilidades informáticas y de servicio al cliente son imprescindibles para la mayoría de los tipos de trabajo de recepción.
Dado que la oficina de recepción suele ser lo primero que los clientes o clientes ven cuando entran en un negocio, a menudo son necesarias buenas habilidades de recepcionista y servicio al cliente en el trabajo de recepción. Los empleados deben poder proporcionar información precisa a los visitantes, además de ser educados y eficientes. Este tipo de trabajo también puede incluir la programación de reuniones entre empleadores y clientes, y el cuidado de los visitantes VIP con atención adicional. Además de atender a los clientes en persona, los empleados de recepción generalmente sirven como punto de contacto telefónico o de correo electrónico para los clientes, y deben mantener buenos modales en ambas áreas.
La presentación y el mantenimiento de registros a menudo son partes importantes del trabajo de recepción. Cada compañía puede tener un sistema de archivo en papel distinto, así como múltiples formas de hacer una copia de seguridad de los datos de la computadora. Los trabajadores de la oficina principal deben trabajar rápidamente para aprender y utilizar todos los sistemas de archivo, y se les puede pedir que capaciten a los nuevos trabajadores en el arte y la práctica del mantenimiento de registros. Periódicamente, los empleados de recepción pueden estar involucrados en el archivo de archivos, o trasladarlos de un espacio de almacenamiento temporal en la oficina a un área de almacenamiento permanente, fuera de la ubicación.
Un dentista y una enfermera practicante que trabajan en la misma práctica médica pueden no tener mucho contacto entre ellos, pero es probable que ambos trabajen en contacto cercano con la oficina principal. Dado que el personal de la oficina principal a menudo sirve como el centro central de una empresa, gran parte del trabajo de la oficina principal implica servir como mediadores o comunicadores entre departamentos no relacionados. Puede ayudar a los trabajadores de recepción a obtener un conocimiento superficial de lo que gestiona cada departamento, de modo que las consultas o solicitudes de otros departamentos lleguen a la persona adecuada de manera eficiente. Ayudar a los diferentes departamentos a coordinarse sin problemas es una forma significativa en la que el trabajo de la oficina principal contribuye a la eficiencia general de un negocio.
Gran parte del trabajo de la oficina de atención al cliente implica la creación, distribución y gestión del papeleo de la oficina. Además del papeleo generado por los clientes, como los formularios de pedido, los empleados de la oficina principal a menudo también se encargan de transmitir el papeleo entre oficinas. La familiaridad con las fotocopiadoras, las máquinas de fax, los escáneres y los programas de gráficos por computadora a menudo es necesaria en los trabajos de recepción. Dado que muchas empresas utilizan software específico de la industria para crear ciertos tipos de formularios y registros, los nuevos trabajadores pueden pasar unas semanas de capacitación simplemente para comprender la creación y distribución de documentos de oficina.