Hvad er de forskellige typer front office-arbejde?
En virksomheds hovedkontor er normalt et aktivitetshub, uanset organisationstype. En front office-medarbejder er ofte en jack-of-all-handel, der er i stand til at bevæge sig hurtigt og effektivt fra den ene opgave til den næste. Nogle af de mest almindelige typer front office-arbejde inkluderer fungering som receptionist, vedligeholdelse af filer og poster, arbejde som en forbindelse mellem afdelinger og styring af kontorets papirarbejde. Computer- og kundeservicefærdigheder er et must for de fleste former for front office-arbejde.
Da frontkontoret normalt er det første, klienter eller kunder ser, når de går ind i en virksomhed, er det ofte nødvendigt med gode receptionist- og kundeservicefærdigheder i front office-arbejdet. Medarbejdere skal være i stand til at give nøjagtige oplysninger til besøgende, samt være høflige og effektive. Denne type arbejde kan også omfatte planlægningsmøder mellem arbejdsgivere og klienter og pleje af VIP-besøgende med ekstra opmærksomhed. Ud over at håndtere kunder personligt tjener front office-medarbejdere normalt et telefon- eller e-mail-kontaktpunkt for klienter og skal opretholde god manerer i begge områder.
Arkivering og journalføring er ofte væsentlige dele af front office-arbejdet. Hver virksomhed kan have et særskilt papirarkiveringssystem såvel som flere måder at sikkerhedskopiere computerdata på. Front office-medarbejdere skal arbejde hurtigt for at lære og bruge alle arkiveringssystemer og kan opfordres til at uddanne nye arbejdstagere i kunsten og praksis med journalføring. Med jævne mellemrum kan front office-medarbejdere være involveret i arkivering af filer eller flytte dem fra en midlertidig lagerplads på kontoret til et permanent lagerområde, der ikke er placeret.
En tandlæge og en sygeplejerske, der arbejder i samme medicinske praksis, har muligvis ikke meget kontakt med hinanden, men begge arbejder sandsynligvis i tæt kontakt med frontkontoret. Eftersom front office-personale ofte fungerer som et centralt knudepunkt for et firma, involverer en masse front office-arbejde at fungere som mæglere eller formidlere mellem ikke-relaterede afdelinger. Det kan hjælpe front office-medarbejdere med at få en fortøjelig viden om, hvad hver afdeling administrerer, så henvendelser eller anmodninger fra andre afdelinger går til den rigtige person effektivt. At hjælpe forskellige afdelinger med at koordinere glat er en væsentlig måde, hvorpå front office-arbejde bidrager til en virksomheds samlede effektivitet.
En masse front office-arbejde involverer oprettelse, distribution og styring af kontor papirarbejde. Ud over papirarbejde genereret af kunder, såsom ordreformularer, er frontkontorets medarbejdere også også ansvaret for at overføre interkontoret papirarbejde. Fortrolighed med kopimaskiner, faxmaskiner, scannere og computergrafikprogrammer er ofte nødvendig i front office-job. Da mange virksomheder bruger branchespecifik software til at oprette bestemte former for formularer og poster, kan nye arbejdstagere tilbringe et par uger uddannelse blot for at forstå oprettelse og distribution af kontorarbejde.