Vilka är de olika typerna av kontorsarbete?
Företagets främre kontor är vanligtvis ett knutepunkt av aktivitet, oavsett organisationstyp. En front office-arbetare är ofta en jack-of-all-handel, som kan flytta snabbt och effektivt från en uppgift till nästa. Några av de vanligaste typerna av front office-arbete inkluderar agerar som receptionist, underhåll av filer och journaler, arbetar som en förbindelse mellan avdelningar och hantering av kontorspapper. Dator- och kundservicefärdigheter är ett måste för de flesta typer av kontorsarbete.
Eftersom front office är vanligtvis det första klienter eller kunder ser när de går in i ett företag, är det ofta nödvändigt med bra receptionist- och kundservicekunskaper i front office-arbetet. Anställda måste kunna tillhandahålla korrekt information till besökarna, samt vara artiga och effektiva. Denna typ av arbete kan också omfatta schemaläggningsmöten mellan arbetsgivare och klienter och att ta hand om VIP-besökare med extra uppmärksamhet. Förutom att hantera kunder personligen, tjänar front office-arbetare vanligtvis som en telefon- eller e-postkontakt för kunder, och måste upprätthålla goda sätt i båda områdena.
Arkivering och journalföring är ofta betydande delar av kontorsarbetet. Varje företag kan ha ett distinkt arkiveringssystem, såväl som flera sätt att säkerhetskopiera datordata. Front office-anställda måste arbeta snabbt för att lära sig och använda alla arkiveringssystem, och kan uppmanas att utbilda nya arbetare i konsten och praktiken av journalföring. Med jämna mellanrum kan front office-anställda vara involverade i arkivering av filer eller flytta dem från ett tillfälligt lagringsutrymme på kontoret till ett permanent lagringsområde utanför platsen.
En tandläkare och sjuksköterska som arbetar i samma medicinska praxis kanske inte har mycket kontakt med varandra, men båda arbetar troligen i nära kontakt med frontkontoret. Eftersom front office-personal ofta fungerar som det centrala navet i ett företag, innebär en hel del front office-arbete att fungera som medlare eller kommunikatörer mellan oberoende avdelningar. Det kan hjälpa front office-anställda att få en kortfattad kunskap om vad varje avdelning hanterar, så att förfrågningar eller förfrågningar från andra avdelningar går till rätt person effektivt. Att hjälpa olika avdelningar att koordinera smidigt är ett viktigt sätt på vilket front office-arbetet bidrar till en verksamhets totala effektivitet.
Många av front office-arbeten innebär skapande, distribution och hantering av kontorspapper. Förutom pappersarbete som genereras av kunder, som beställningsformulär, är ofta även kontorsanställda ansvariga för att överföra pappersarbete mellan kontor. Förkunskap med kopieringsmaskiner, faxmaskiner, skannrar och datorgrafikprogram är ofta nödvändigt vid jobb på kontoret. Eftersom många företag använder branschspecifik programvara för att skapa vissa typer av formulär och poster, kan nya arbetare tillbringa några veckors utbildning bara för att förstå skapandet och distributionen av kontorspapper.