¿Qué es un paquete de oferta?
Un paquete de ofertas es un término utilizado para describir todos los documentos que son necesarios para responder y participar en lo que se conoce como una invitación a ofertar. El rango de documentos involucrados en un paquete de oferta dado variará, según los requisitos establecidos por la entidad que emite la oferta. Si no cumple con los requisitos de la entidad emisora al no incluir toda la documentación solicitada, normalmente se le negará el privilegio de participar en el proceso de licitación, o al menos no se considerará hasta que se presente un paquete completo y modificado.
Uno de los ejemplos más comunes de paquetes de ofertas se encuentra en el negocio de contratación. El paquete de oferta de un contratista típico incluirá varios documentos, incluido un formulario de oferta completado que es proporcionado por la entidad que emite la oferta. Junto con el formulario de oferta, también se incluirá una gama de documentos que respaldan la información contenida en ese formulario principal. Estos incluirán documentación como bocetos y dibujos relevantes para el proyecto, plazos para la finalización, precios para cada tipo de gasto asociado con la construcción e incluso información de antecedentes sobre el licitador en términos de años de operación y cualquier experiencia con proyectos de construcción similares. Al igual que con cualquier tipo de paquete de ofertas, la idea es proporcionar toda la información necesaria para que el posible cliente tome una decisión informada.
El concepto de un paquete de ofertas también se utiliza en una serie de otras configuraciones comerciales. Las empresas pueden enviar una invitación para ofertar por varios tipos de servicios, incluidos los sistemas de información o las telecomunicaciones. Aquí, el objetivo es proporcionar a los posibles postores la oportunidad de proporcionar la información específica solicitada, y en un formato que haga que la comparación y calificación de las diversas ofertas recibidas sea algo más fácil de administrar.
Lo que sucede con un paquete de ofertas después de que se recibe también variará. Algunas compañías optan por usar invitaciones para ofertar como un medio para identificar a varios proveedores potenciales, quienes luego de enviar paquetes de ofertas que cumplen con la solicitud de información del cliente, son invitados a presentar propuestas formales para su consideración. Cuando este es el caso, al menos tres de los paquetes se seleccionan en función de factores como el precio, el cronograma del proyecto y la integridad de la respuesta a la invitación a licitar. Esos tres son luego invitados a presentar una propuesta formal con una eventualmente emergente como el proveedor seleccionado. En otras ocasiones, los paquetes en sí se utilizan como base para establecer la relación de trabajo, utilizando los precios citados en el paquete de oferta como base para crear un acuerdo contractual entre el cliente y el proveedor seleccionado.