Qu'est-ce qu'un package de candidature?
Un paquet d'offres est un terme utilisé pour décrire tous les documents nécessaires pour répondre et participer à ce que l'on appelle une invitation à soumissionner. La gamme de documents impliqués dans un dossier d’offre donné variera en fonction des exigences définies par l’entité qui a publié la soumission. Le non-respect des exigences de l'entité émettrice en n'incluant pas toute la documentation demandée aura normalement pour effet de nier le privilège de participer au processus de soumission, ou du moins de ne pas être pris en compte jusqu'à ce qu'un paquet complet et modifié soit présenté.
L'un des exemples les plus courants de paquets d'offres se trouve dans le secteur des contrats. Le dossier de soumission d'un contractant type comprendra plusieurs documents, y compris un formulaire de soumission rempli fourni par l'entité qui a publié la soumission. Outre le formulaire de soumission, une gamme de documents à l’appui des informations contenues dans ce formulaire principal sera également incluse. Ceux-ci comprendront des documents tels que des croquis et des dessins relatifs au projet, les délais de réalisation, les prix de chaque type de dépense associée à la construction, et même des informations générales sur le soumissionnaire en termes d'années d'exploitation et toute expertise acquise dans des projets de construction similaires. Comme pour tout type d’offre, l’idée est de fournir toutes les informations nécessaires au client potentiel pour lui permettre de prendre une décision éclairée.
Le concept de package d'enchères est également utilisé dans un certain nombre d'autres paramètres de l'entreprise. Les entreprises peuvent envoyer une invitation à soumissionner pour divers types de services, y compris les systèmes d’information ou les télécommunications. L’objectif est ici de fournir aux soumissionnaires potentiels l’occasion de fournir les informations spécifiques demandées, dans un format qui facilite la comparaison et la qualification des différentes offres reçues.
Ce qui se passe avec un paquet d’enchères après sa réception variera également. Certaines entreprises choisissent d'utiliser les invitations à soumissionner pour identifier plusieurs fournisseurs potentiels. Après avoir soumis des offres conformes à la demande d'informations du client, elles sont ensuite invitées à soumettre des propositions formelles à des fins d'examen. Dans ce cas, au moins trois des packages sont sélectionnés en fonction de facteurs tels que la tarification, le calendrier du projet et l’exhaustivité de la réponse à l’invitation à soumissionner. Ces trois personnes sont ensuite invitées à soumettre une proposition formelle, une autre devenant éventuellement le fournisseur sélectionné. D'autres fois, les packages eux-mêmes servent de base à l'établissement de la relation de travail, en utilisant les prix proposés dans le package d'enchères pour créer un accord contractuel entre le client et le fournisseur sélectionné.