Quels sont les différents types d'outils de gestion des tâches?
Les différents types d’outils de gestion des tâches utilisent différentes approches pour une gestion efficace du temps et des tâches dans des secteurs tels que l’ingénierie, la technologie, la comptabilité, etc. Les meilleurs outils utilisent quelques fonctions simples mais essentielles: une vue en temps réel d'un projet ou d'une tâche, une collaboration facile entre toutes les parties concernées, une mise à jour facile et un suivi des ressources utilisées et disponibles. Les outils de gestion des tâches doivent également faciliter l’accès, rationaliser les tâches et gérer les projets sur plusieurs sites. Différents types d’outils peuvent être construits autour des différents besoins de gestion des tâches et du temps d’un secteur spécifique ou autour de la méthodologie de gestion des tâches elle-même.
Les entreprises et les petites entreprises doivent être en mesure de gérer des équipes réparties dans le monde entier et travaillant dans des fuseaux horaires différents. La capacité des outils de gestion des tâches à fournir une vue détaillée en temps réel de tous les aspects d’un projet particulier ou d’un ensemble de tâches est essentielle au succès de l’entreprise. Par exemple, un fabricant de faisceaux laser peut avoir un bureau principal situé au Texas, des représentants commerciaux situés dans de nombreux pays et une usine de fabrication à Taipei. Si le président, ou même le plus jeune employé, a besoin d'accéder aux détails d'un projet particulier, les outils de gestion de tâches en ligne peuvent le fournir en temps réel.
Certains types d’outils de gestion des tâches sont conçus pour répondre aux besoins de collaboration. Ces outils de gestion des tâches permettent aux utilisateurs de se concentrer sur leurs propres tâches et de les gérer. Ils permettent également de sauvegarder ou de stocker en toute sécurité tous les documents, notes de réunion et discussions de groupe connexes. Le fait de regrouper un certain nombre de tâches dans divers groupes, ainsi que les informations et les documents connexes, permet une collaboration plus efficace entre les équipes. Dans le contexte de l'environnement commercial mondial, la collaboration en temps réel entre toutes les parties concernées, quel que soit leur emplacement physique, est essentielle et permet à une entreprise ou à une organisation de mener à bien diverses tâches d'un projet plus rapidement et de générer davantage de profit.
Les outils de gestion des tâches peuvent également être construits autour de l’importance de fournir l’état des tâches et les mises à jour du projet. Ces applications sont conçues pour contourner l'avancement d'un projet ou d'un ensemble de tâches particulier. Certains membres impliqués dans un projet spécifique peuvent ne pas être impliqués dans tous les projets dans lesquels une entreprise ou une organisation travaille. Ce type d’outil de gestion des tâches sépare, organise et informe les parties concernées. Un chef de projet devra être informé de tous les projets sous sa supervision directe, tandis qu'un travailleur de niveau inférieur ne nécessitera peut-être que des mises à jour de statut pour le projet auquel il participe. Ces types d'outils de gestion de tâches peuvent également mettre à jour automatiquement les parties concernées par courrier électronique, texte ou tout autre moyen de communication numérique.