Qu'est-ce qu'une invitation à soumissionner?
Une invitation à soumissionner est une demande émanant d'une agence, organisation ou entreprise pour que les fournisseurs fournissent des offres pour mener à bien un projet ou répondre à des besoins en approvisionnement continus. Chaque offre doit contenir une ventilation détaillée de ce qui sera fourni et à quel coût. En règle générale, l'offre la plus basse l'emporte, bien que d'autres facteurs puissent jouer un rôle dans le processus de décision concernant l'attribution d'un contrat. Les invitations à soumissionner sont souvent énumérées dans les journaux et sur les tableaux d'affichage publics. Elles peuvent également être obtenues auprès du bureau de l'organisation.
Également appelée invitation à soumissionner, cette demande demande simplement des informations sur les prix. Cela diffère d'une demande de proposition, où le document inclut une discussion de ce qui est nécessaire et invite les fournisseurs à non seulement fournir une estimation de prix, mais également à discuter de la manière dont ils répondront à un besoin. Dans les demandes de proposition, une marge de manœuvre en matière de tarification est laissée plus grande, puisqu'un soumissionnaire peut montrer qu'une méthode plus coûteuse présente des avantages à long terme ou qu'elle est plus à même de répondre au besoin qu'un autre fournisseur.
Le processus d'invitation à soumissionner est souvent scellé. Les soumissionnaires reçoivent la documentation sur les spécifications et disposent d'un délai pour présenter une offre. À une date et à une heure données, le personnel ouvre toutes les offres en même temps, enregistre les détails pertinents et détermine quel soumissionnaire doit obtenir le contrat. Dans le cas des agences gouvernementales, ces informations sont accessibles au public et tout fournisseur peut demander à voir les offres, y compris l'offre gagnante.
Dans les cas où le contrat n'est pas la plus basse enchère, cela est généralement dû à des préoccupations concernant la capacité du fournisseur à livrer. Une invitation à soumissionner peut être étrangement basse ou provenir d’une entreprise de mauvaise réputation. Les agences gouvernementales en particulier ne peuvent pas faire affaire avec des vendeurs dans certains pays ou associés à des régimes particuliers, et pourraient donc refuser une offre apparemment raisonnable s’il existe des préoccupations éthiques ou politiques. Si l'offre la plus basse est rejetée, l'agence doit fournir une raison solide pour éviter les accusations de favoritisme ou de discrimination.
Il est important de lire très attentivement une invitation à soumissionner. Les entreprises familiarisées avec le processus peuvent avoir du personnel qui examine toutes les demandes en cours, trouve celles qui conviendraient le mieux à l'entreprise et prépare les offres. La documentation doit être suivie à la lettre et la soumission doit être complète. En cas d'erreur dans l'invitation à soumissionner, l'entreprise doit la corriger le plus rapidement possible, car l'offre peut constituer un motif de contrat et une erreur peut devenir très coûteuse.