Was ist eine Ausschreibung?
Eine Ausschreibung ist eine Aufforderung einer Agentur, Organisation oder eines Unternehmens, Lieferanten zur Abgabe von Angeboten aufzufordern, um ein Projekt abzuschließen oder den laufenden Bedarf an Lieferungen zu decken. Jedes Gebot sollte eine detaillierte Aufschlüsselung dessen enthalten, was zu welchem Preis bereitgestellt wird. In der Regel gewinnt das niedrigste Gebot, obwohl andere Faktoren bei der Entscheidung über die Auftragsvergabe eine Rolle spielen können. Ausschreibungen werden häufig in Zeitungen und an öffentlichen Schwarzen Brettern veröffentlicht und können auch über das Büro einer Organisation bezogen werden.
Bei dieser Aufforderung, die auch als Aufforderung zur Abgabe eines Angebots bezeichnet wird, werden lediglich Preisinformationen abgefragt. Dies unterscheidet sich von einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, bei der das Dokument eine Diskussion darüber enthält, was benötigt wird, und die Anbieter auffordert, nicht nur eine Preisschätzung bereitzustellen, sondern auch zu erörtern, wie sie einen Bedarf decken werden. Bei Angebotsanfragen ist ein größerer Preisspielraum zulässig, da ein Bieter möglicherweise nachweist, dass eine teurere Methode langfristige Vorteile bietet oder den Bedarf besser befriedigt als ein anderer Anbieter.
Die Ausschreibung ist oft versiegelt. Die Bieter erhalten Unterlagen zu den Spezifikationen und haben eine festgelegte Frist für die Abgabe eines Angebots. An einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit öffnen die Mitarbeiter alle Gebote auf einmal, zeichnen die relevanten Details auf und legen fest, welcher Bieter den Vertrag erhalten soll. Im Falle von Regierungsbehörden sind diese Informationen öffentlich und jeder Anbieter kann die Gebote, einschließlich des Gewinnergebots, einsehen.
In Fällen, in denen der Vertrag nicht das niedrigste Gebot abgibt, ist dies in der Regel auf Bedenken hinsichtlich der Lieferfähigkeit des Verkäufers zurückzuführen. Eine Ausschreibung kann verdächtig niedrig sein oder von einem Unternehmen mit einem schlechten Ruf stammen. Insbesondere Regierungsbehörden können keine Geschäfte mit Anbietern in bestimmten Ländern oder in Verbindung mit bestimmten Regimen tätigen und können daher ein scheinbar vernünftiges Angebot ablehnen, wenn ethische oder politische Bedenken bestehen. Wird das niedrigste Gebot abgelehnt, muss die Agentur einen soliden Grund angeben, um Vorwürfe der Bevorzugung oder Diskriminierung zu vermeiden.
Es ist wichtig, eine Ausschreibung sehr sorgfältig durchzulesen. Unternehmen, die mit dem Prozess vertraut sind, verfügen möglicherweise über Mitarbeiter, die sich darauf konzentrieren, alle offenen Anfragen zu überprüfen, die für das Unternehmen geeignet sind, und Angebote vorzubereiten. Die Dokumentation muss genau befolgt werden und das Angebot muss vollständig und vollständig sein. Wenn die Aufforderung zur Angebotsabgabe einen Fehler enthält, muss das Unternehmen ihn so schnell wie möglich korrigieren, da das Angebot möglicherweise einen Grund für einen Vertrag darstellt und ein Fehler sehr kostspielig werden kann.