Co to jest zaproszenie do oferty?
Zaproszenie do oferty jest wnioskiem agencji, organizacji lub firmy dla dostawców w celu dostarczenia ofert w celu wypełnienia projektu lub zaspokojenia bieżących potrzeb dostaw. Każda oferta powinna zawierać szczegółowy podział tego, co zostanie dostarczone i za jakie koszty. Zazwyczaj najniższa oferta wygrywa, chociaż inne czynniki mogą odgrywać rolę w procesie decydowania o tym, jak przyznać umowę. Zaproszenia na ofertę są często wymienione w gazetach i na publicznych tablicach ogłoszeń, a także można je uzyskać za pośrednictwem biura organizacji.
Znane również jako zaproszenie do licytacji, prośba po prostu prosi o informacje o wycenie. Różni się to od wniosku o propozycję, w którym dokument zawiera omówienie tego, co jest potrzebne, i zaprasza dostawców nie tylko do zapewnienia oszacowania cen, ale także omówienia, w jaki sposób zaspokoją potrzebę. W prośby o propozycję dozwolone jest dalsze swobody cenowe, ponieważ oferent może wykazać, że droższa metoda przynosi długoterminowe korzyści lub że bardziej jest w stanie zaspokoić potrzebę niż inna VenDor.
Zaproszenie do procesu oferowania jest często zapieczętowane. Ofertarze otrzymują dokumentację na temat specyfikacji i mają określony okres do złożenia oferty. W danym terminie personel otwiera wszystkie oferty jednocześnie, zapisuj odpowiednie szczegóły i ustal, który oferent powinien uzyskać umowę. W przypadku agencji rządowych informacje te są otwarte dla społeczeństwa, a każdy sprzedawca może poprosić o zapoznanie się z ofertami, w tym zwycięską ofertę.
W przypadkach, w których umowa nie jest najniższa, jest to zwykle spowodowane obawami dotyczącymi zdolności dostawcy do dostarczania. Zaproszenie do oferty może być podejrzanie niskie lub może pochodzić od firmy o złej reputacji. W szczególności agencje rządowe nie mogą robić interesów z dostawcami w niektórych narodach lub związane z poszczególnymi reżimami, a zatem mogą odrzucić pozornie rozsądną ofertę, jeśli istnieją obawy etyczne lub polityczne. Jeślinajniższa oferta jest odrzucana, agencja musi stanowić solidny powód, aby uniknąć oskarżeń o faworyzowanie lub dyskryminację.
Ważne jest, aby bardzo ostrożnie przeczytać zaproszenie do oferty. Firmy zaznajomione z tym procesem mogą mieć personel, który koncentruje się na przeglądaniu wszystkich otwartych wniosków, znalezieniu tych, które byłyby odpowiednie dla firmy, i przygotowywanie ofert. Dokumentację należy dokładnie przestrzegać, a oferta powinna być pełna i kompletna. Jeśli wystąpił błąd z zaproszeniem do BID, firma musi go skorygować tak szybko, jak to możliwe, ponieważ oferta może być podstawą umowy, a błąd może stać się bardzo kosztowny.