Co to jest zaproszenie do składania ofert?
Zaproszenie do składania ofert jest prośbą od agencji, organizacji lub firmy o dostarczenie ofert przez dostawców w celu ukończenia projektu lub zaspokojenia bieżących potrzeb zaopatrzeniowych. Każda oferta powinna zawierać szczegółowy podział tego, co zostanie dostarczone i za jakie koszty. Zazwyczaj wygrywa najniższa oferta, chociaż inne czynniki mogą odgrywać rolę w procesie decydowania o udzieleniu zamówienia. Zaproszenia do składania ofert są często wymienione w gazetach i na publicznych tablicach ogłoszeń, a także można je uzyskać w biurze organizacji.
Żądanie to, zwane także zaproszeniem do składania ofert, zawiera jedynie informacje o cenach. Różni się to od zapytania ofertowego, w którym dokument zawiera omówienie tego, co jest potrzebne i zachęca sprzedawców nie tylko do przedstawienia szacunkowej ceny, ale także do omówienia, w jaki sposób zaspokoją potrzebę. W zapytaniach ofertowych dozwolona jest większa swoboda cenowa, ponieważ oferent może wykazać, że droższa metoda przynosi długoterminowe korzyści lub że jest bardziej zdolna do zaspokojenia potrzeb niż inny dostawca.
Zaproszenie do składania ofert jest często zapieczętowane. Oferenci otrzymują dokumentację dotyczącą specyfikacji i mają ustalony okres czasu na złożenie oferty. W danym dniu i godzinie personel otwiera wszystkie oferty na raz, rejestruje stosowne szczegóły i określa, który oferent powinien otrzymać umowę. W przypadku agencji rządowych informacje te są publicznie dostępne i każdy sprzedawca może poprosić o sprawdzenie ofert, w tym zwycięskiej oferty.
W przypadkach, gdy w umowie nie ma najniższej oferty, jest to zwykle spowodowane obawami dotyczącymi zdolności dostawcy do dostarczenia. Zaproszenie do składania ofert może być podejrzanie niskie lub może pochodzić od firmy o złej reputacji. W szczególności agencje rządowe nie mogą prowadzić interesów z dostawcami w niektórych krajach lub związanymi z określonymi reżimami, a zatem mogą odrzucić pozornie rozsądną ofertę, jeśli istnieją obawy etyczne lub polityczne. W przypadku odrzucenia najniższej oferty agencja musi podać solidny powód, aby uniknąć zarzutów o faworyzowanie lub dyskryminację.
Ważne jest, aby bardzo uważnie przeczytać zaproszenie do składania ofert. Firmy zaznajomione z tym procesem mogą zatrudniać pracowników, którzy koncentrują się na sprawdzaniu wszystkich otwartych wniosków, znajdowaniu takich, które byłyby odpowiednie dla firmy i przygotowaniu ofert. Dokumentacja musi być dokładnie przestrzegana, a oferta powinna być pełna i kompletna. Jeśli wystąpi błąd w zaproszeniu do składania ofert, firma musi go jak najszybciej poprawić, ponieważ oferta może być podstawą do zawarcia umowy, a błąd może stać się bardzo kosztowny.