Quali sono le competenze essenziali per un receptionist?
Ci sono alcune abilità essenziali per un receptionist che vuole essere assunto in un ambiente d'ufficio e avere successo nel lavoro. Le abilità interpersonali sono di gran lunga alcune delle più importanti; dal momento che l'addetto alla reception interagirà con un numero di persone diverse ogni giorno e rappresenterà l'azienda, è assolutamente vitale che sia amichevole e professionale. Inoltre, la capacità di multi-task è anche molto importante, poiché gli addetti alla reception possono essere impegnati a rispondere a telefoni, e-mail e parlare con le persone di persona in qualsiasi momento. La capacità di utilizzare apparecchiature per ufficio come sistemi telefonici, computer e fax sono competenze essenziali anche per un addetto alla reception.
La maggior parte del lavoro di un receptionist riguarderà la risposta ai telefoni e l'assistenza alle persone che entrano in un'azienda, indipendentemente dal tipo di attività. Di conseguenza, le capacità interpersonali e le buone capacità comunicative sono alcune delle abilità più importanti per un receptionist. Lui o lei dovrebbe avere una voce e un comportamento piacevoli al telefono, ed essere sempre gentile, educato e professionale. Anche la capacità di coinvolgere le persone in una conversazione è importante, oltre a una vasta conoscenza del business al fine di rispondere alle domande in modo rapido e preciso.
Le capacità multi-tasking sono anche abilità importanti per un receptionist. La maggior parte degli addetti alla reception sarà molto impegnata durante il giorno, rispondendo a squilli del telefono, assistendo alle persone che entrano in ufficio e svolgendo altre attività d'ufficio sul computer. Molti sono anche responsabili di attività come la pianificazione di riunioni, l'ordinazione di pranzi o la preparazione di determinati rapporti. Di conseguenza, queste abilità multi-tasking vanno di pari passo con eccellenti capacità organizzative. Un receptionist dovrebbe essere in grado di rimanere organizzato e in cima a determinati compiti senza costanti promemoria o istruzioni dai superiori in un ufficio.
Inoltre, sono necessarie anche alcune competenze generali di ufficio per un receptionist. Gli addetti alla reception e gli assistenti d'ufficio dovrebbero sapere come utilizzare sistemi telefonici multilinea, computer e alcuni tipi di software per ufficio come programmi di elaborazione testi e fogli elettronici e altri strumenti come un fotocopiatrice e un fax. La maggior parte degli addetti alla reception dovrebbe essere in grado di digitare un certo numero di parole al minuto e avere un'alta attenzione ai dettagli per rilevare errori. In alcune aree del mondo, gli addetti alla reception multilingue sono molto richiesti per fornire un ottimo servizio clienti all'intera base di clienti. Alcuni datori di lavoro potrebbero richiedere altre competenze nella lista dei lavori, ma questi sono i più comuni.