Hvad er de væsentlige færdigheder for en receptionist?
Der er nogle vigtige færdigheder for en receptionist, der ønsker at blive ansat i et kontormiljø og lykkes i jobbet. Interpersonelle færdigheder er langt de fleste af de vigtigste; da receptionisten vil interagere med et antal forskellige mennesker hver dag og repræsentere virksomheden, er det absolut vigtigt, at han eller hun er venlig og professionel. Derudover er evnen til multi-task også meget vigtig, da receptionister kan være travlt med at besvare telefoner, e-mails og tale personligt på ethvert givet tidspunkt. Evnen til at bruge kontorudstyr såsom telefonsystemer, computere og faxmaskiner er også essentielle færdigheder for en receptionist.
Hovedparten af en receptionists job involverer at besvare telefoner og hjælpe folk, der går ind i en virksomhed, uanset hvilken type forretning det er. Som et resultat er interpersonelle færdigheder og gode kommunikationsevner nogle af de vigtigste færdigheder for en receptionist. Han eller hun skal have en behagelig telefonstemme og opførsel og altid være venlig, høflig og professionel. Evnen til at engagere folk i samtale er også vigtig, ud over omfattende viden om virksomheden for at besvare spørgsmål hurtigt og præcist.
Multi-tasking evner er også vigtige færdigheder for en receptionist at have. De fleste receptionister vil være meget travlt i løbet af dagen, besvare ringende telefoner, passe til folk, der kommer på kontoret og udføre andre kontoropgaver på computeren. Mange er også ansvarlige for opgaver såsom planlægning af møder, bestilling af frokostpakker eller udarbejdelse af visse rapporter. Som et resultat går disse multi-tasking evner hånd i hånd med fremragende organisatoriske evner. En receptionist skal være i stand til at forblive organiseret og på toppen af visse opgaver uden konstante påmindelser eller instruktion fra overordnede på et kontor.
Derudover er visse generelle kontorfærdigheder for en receptionist også nødvendige. Receptionister og kontormedhjælpere skal vide, hvordan man bruger flerlinjede telefonsystemer, computere og visse typer kontorsoftware, f.eks. Tekstbehandlings- og regnearksprogrammer, og andre værktøjer som en kopimaskine og faxmaskine. De fleste receptionister bør være i stand til at skrive et vist antal ord pr. Minut og være meget opmærksomme på detaljer for at fange fejl. I visse områder af verden er flersprogede receptionister meget efterspurgt efter at yde god kundeservice til hele kundegrundlaget. Visse arbejdsgivere kræver muligvis andre færdigheder i jobfortegnelsen, men disse er de mest almindelige.