購買スペシャリストは何をしますか？

購買スペシャリストとは、割り当てられた予算を守りながら、ビジネスのすべての購入プロセスと決定を処理するために割り当てられた個人です。 このポジションにいる個人は、会社の購入やベンダーに提出された入札に関連するすべての記録とデータも追跡する必要があります。 また、定期的に適切なスタッフメンバーにこの情報を報告する責任があります。 このポジションの職務には、ビジネス関連のアイテムや機器の購入、およびさまざまなベンダーとの交渉を行い、商品やサービスの公正な価格が確実に受け取られるようにする必要があります。 また、ほとんどの購買スペシャリストの仕事は、その人が会社に代わって商品やサービスに入札することを許可します。

正確な購買スペシャリストの職務は、各企業が独自の内部業務を行っているため、異なります。 ただし、ほとんどの購買スペシャリストの要件には、非常に厳しい記録管理が含まれます。 記録は紙のファイルに保存するか、コンピューターのデータベースに保存するか、その両方を行うことができます。 したがって、専門家は、記録が正確で最新であることを保証するために、特定のソフトウェアを使用する必要がある場合があります。 最も基本的なタイプの記録には、請求書、発注書、入札契約などがあります。

専門家は、購入を行って正確な記録を保持する一方で、組織内の主要な担当者向けのレポートも準備する必要があります。 ベンダーだけでなく、他の部門や会社の従業員との定期的なコミュニケーションも、典型的な購買スペシャリストの職務記述書に含まれています。 そのようなポジションで雇用されている個人は、設定された予算制限を超えないように注意する必要があり、すべての購入手順が遵守されることを保証する必要があります。

多くの企業では、購買スペシャリストは財務部門内で働いているか、その部門のスタッフと非常に密接に働いています。 そのため、請求書と購入要求がタイムリーに処理されるように、両方が連携することが重要です。 また、スペシャリストは財務スタッフと緊密に連携して、予算が必要なアイテムとサービスの購入を許可するようにします。

ベンダーとの定期的な連絡を維持することも、スペシャリストの職務記述書の重要な側面です。 支払いの問題が発生した場合、専門家はベンダーと協力してそのような問題を解決する必要があります。 同様に、スペシャリストはすべての注文、配送、在庫を追跡する必要があります。 スペシャリストが雇用されている会社の規模に応じて、そのような責任には複数のベンダーとの関係の構築が含まれます。

一部の購買スペシャリストの仕事では、オフィス機器のメンテナンスを追跡するスペシャリストも割り当てます。 このポジションの人には、保証とサービス契約の記録を維持することが期待される場合があります。 事務用品や備品を交換する必要がある場合、通常、購入スペシャリストがこれらの注文を評価して発注します。