Que fait un spécialiste des achats?
Un spécialiste des achats est une personne désignée pour gérer tous les processus et décisions d'achat d'une entreprise tout en respectant un budget alloué. Les personnes occupant ce poste doivent également garder une trace de tous les enregistrements et données se rapportant aux achats de la société et aux offres soumises aux fournisseurs. Ils sont également chargés de communiquer régulièrement ces informations aux membres du personnel concernés. Les fonctions de ce poste impliquent l’achat d’articles et d’équipements liés à l’entreprise, ainsi que la négociation avec divers fournisseurs pour garantir l’obtention d’un prix juste pour les produits et services. La plupart des emplois de spécialiste des achats autorisent également cette personne à faire des offres de biens et de services pour le compte d’une entreprise.
Les tâches précises des spécialistes des achats varieront, chaque entreprise ayant ses propres opérations internes. Cependant, la plupart des exigences des spécialistes des achats impliquent une tenue de registres très stricte. Les enregistrements peuvent être conservés dans des fichiers papier, dans une base de données informatique ou les deux. Les spécialistes doivent donc parfois travailler avec des logiciels spécifiques afin de s’assurer que les enregistrements sont exacts et à jour. Les factures les plus courantes, les bons de commande et les contrats d’enchères font partie des types de documents les plus élémentaires qu’un spécialiste doit conserver.
Tout en faisant des achats et en conservant des enregistrements précis, un spécialiste doit également préparer des rapports pour le personnel clé au sein d'une organisation. Une communication régulière avec les fournisseurs, ainsi que les autres services et les employés de l'entreprise, est également incluse dans la description de travail typique d'un spécialiste des achats. Les personnes employées à de tels postes doivent également veiller à ne pas dépasser les limites budgétaires fixées et doivent s’assurer que toutes les procédures d’achat sont respectées.
Dans de nombreuses entreprises, un spécialiste des achats travaille au sein d'un service financier ou travaille en étroite collaboration avec le personnel de ce service. En tant que tel, il est important que les deux travaillent ensemble pour s'assurer que les factures et les demandes d'achat sont traitées rapidement. Un spécialiste travaille également en étroite collaboration avec le personnel des finances pour s'assurer que les budgets permettent l'achat des articles et des services requis.
Le contact régulier avec les fournisseurs est également un aspect important de la description de travail d'un spécialiste. Lorsque des problèmes de paiement surviennent, un spécialiste doit travailler avec un fournisseur pour résoudre ces problèmes. De plus, un spécialiste doit suivre toutes les commandes, les livraisons et les stocks. Selon la taille de l'entreprise dans laquelle un spécialiste est employé, une telle responsabilité implique souvent de nouer des relations avec plusieurs fournisseurs.
Certains emplois de spécialiste des achats affectent également des spécialistes chargés de suivre la maintenance des équipements de bureau. La tenue de registres de garanties et de contrats de service est parfois attendue d'une personne occupant ce poste. Lorsque des fournitures et du matériel de bureau doivent être remplacés, un spécialiste des achats est généralement la personne chargée d'évaluer et de passer ces commandes.