Hva gjør en innkjøpsspesialist?
En innkjøpsspesialist er en person tildelt for å håndtere alle innkjøpsprosesser og beslutninger for en virksomhet mens han overholder et tildelt budsjett. Personer i denne stillingen må også holde rede på alle poster og data når det gjelder selskapskjøp og bud som leveres til leverandører. De er også tiltalt for å rapportere denne informasjonen til passende medarbeidere regelmessig. Pliktene til denne stillingen innebærer kjøp av forretningsrelaterte varer og utstyr, samt forhandlinger med forskjellige leverandører for å sikre at en rimelig pris for varer og tjenester mottas. De fleste kjøper spesialistjobber autoriserer også den personen til å gi bud på varer og tjenester på vegne av et selskap.
Presise innkjøpsspesialistoppgaver vil variere ettersom hvert selskap har sin egen interne virksomhet. De fleste krav til spesialistinnkjøp innebærer imidlertid veldig streng journalføring. Registreringer kan føres i papirfiler, oppbevares i en databas eller begge deler. Spesialister må derfor noen ganger arbeide med spesifikk programvare for å sikre at postene er nøyaktige og oppdaterte. Blant de mest grunnleggende typer poster en spesialist er pålagt å føre er fakturaer, innkjøpsordrer og anbudskontrakter.
Mens du kjøper og holder nøyaktige poster, må en spesialist også utarbeide rapporter for nøkkelpersonell i en organisasjon. Regelmessig kommunikasjon med leverandører, så vel som andre avdelinger og ansatte i selskapet, er også inkludert i en typisk innkjøpsspesialistjobbbeskrivelse. Personer ansatt i slike stillinger må også være forsiktige med ikke å overskride fastsatte budsjettrammer og må forsikre seg om at alle innkjøpsprosedyrer blir fulgt.
I mange selskaper jobber en innkjøpsspesialist i en finansavdeling eller jobber veldig tett med den avdelings staben. Som sådan er det viktig at begge jobber sammen for å sikre at fakturaer og innkjøpsforespørsler blir behandlet på en rettidig måte. En spesialist jobber også tett med økonomipersonell for å sikre at budsjetter tillater kjøp av nødvendige varer og tjenester.
Å opprettholde regelmessig kontakt med leverandører er også et viktig aspekt av en spesialists stillingsbeskrivelse. Når betalingsproblemer oppstår, må en spesialist samarbeide med en leverandør for å løse slike problemer. I tillegg må en spesialist følge med på alle bestillinger, leveranser og inventar. Avhengig av størrelsen på selskapet en spesialist er ansatt i, innebærer et slikt ansvar ofte å bygge et forhold til flere leverandører.
Noen kjøper spesialistjobber tildeler også spesialister til å spore vedlikehold av kontorutstyr. Det er noen ganger forventet å føre journal over garantier og serviceavtaler av en person i denne stillingen. Når kontorrekvisita og utstyr må skiftes ut, er en innkjøpsspesialist vanligvis den personen som vurderer og legger inn disse ordrene.