Wat zijn de voordelen van een geautomatiseerd managementsysteem?
Geautomatiseerde managementsystemen helpen concurrerende bedrijven hun bedrijfssystemen te stroomlijnen. Geautomatiseerde software kan veel vervelende en tijdrovende zakelijke taken uitroeien, waardoor bedrijfsbeheer effectiever wordt. Voordelen van een correct geselecteerd en correct gebruikt geautomatiseerd managementsysteem zijn onder meer controle over processen, duidelijkere zichtbaarheid van activiteiten, stroomlijning van de supply chain en efficiëntere opslag en terugroeping van informatie. Dergelijke systemen kunnen een bedrijf ook helpen de efficiëntie te verhogen, personeel verantwoordelijk te houden, de klantenservice te verhogen en meer waarde aan het bedrijf te geven.
De dashboardweergavemogelijkheden van de meeste geautomatiseerde systemen kunnen het management helpen snel een duidelijk beeld van de activiteiten te krijgen door onmiddellijke toegang tot kwaliteitsbeheerinformatie, personeelupdates en informatieve statistieken mogelijk te maken. Superieure bedrijfsresultaten komen vaak voort uit een complex begrip van prestaties en zakelijke sterke punten, en een verhoogde zichtbaarheid kan leiden tot een betere controle over processen. Zichtbaarheidssoftware kan ook de werkelijke videofeed te allen tijde streamen via fabrieksbeheer of productievloeren, waardoor deze vanaf elke locatie toegankelijk is.
In competitieve industrieën is kennis vaak macht en kan toegang tot informatiedatabases en bibliotheken deze kracht bieden. Managementinformatiesystemen bieden directe toegang tot historische en realtime gegevens om effectief beheer te vergroten. Programma's bestaan uit hardware en geautomatiseerde software en kunnen gegevens van alle benodigde afdelingen vergelijken. Ze zijn meestal ontworpen om alle bestanden en documenten te archiveren, back-uppen en beheren.
Interne processen zoals voorraadbeheer, productplanning en klantenservice kunnen vaak gemakkelijker worden beheerd door ERP-software (Automated Enterprise Resource Planning). Via radiofrequentie-identificatie (RFID) en andere tracking- en identificatietechnologieën verwerken ERP-programma's interacties in de toeleveringsketen, zoals facturering, ordertracering en interactie met leveranciers. Wanneer de voorraad bijvoorbeeld een vooraf bepaald niveau bereikt, sturen ERP-systemen bestelformulieren naar leveranciers. Internet-inkoop- en bezorgingssites maken vaak gebruik van een ERP-systeem, omdat de responstijd snel moet zijn en bestellingen vaak geïndividualiseerd zijn.
Geautomatiseerde managementsystemen kunnen redundantie helpen verminderen door taken snel en nauwkeurig uit te voeren die een mens veel langer zouden kosten en waarschijnlijk tot meer fouten zouden leiden. Een voorbeeld hiervan is de outsourcing van human resource-afdelingen. Human resources managementsoftware automatiseert de loonberekening en -uitgifte, registreert werknemersupdates en de voordelenstatus en stuurt berichten. Geautomatiseerde managementsystemen besparen tijd, medewerkers en menselijke fouten uit processen die ooit meer mensen en tijd kosten om te voltooien.
Verantwoording van het personeel kan ook worden verhoogd door geautomatiseerde managementsystemen die zijn geprogrammeerd om de voltooiing van de verantwoordelijkheden van de werknemer toe te wijzen en te volgen. Dit kan in de vorm van quota, communicatielogboeken en taakrecensies. Informatielogboeken vereisen dat werknemers hun leads documenteren, waardoor evaluatiemogelijkheden worden gecreëerd op basis van kwalitatieve gegevens. Deze programma's kunnen de groei van werknemers stimuleren en werknemers bewust houden van hun taken, prestaties en productiviteit.
Klanttevredenheid kan ook worden verbeterd door geautomatiseerde relatiebeheersystemen. Alle communicatie en informatie van klanten wordt digitaal opgeslagen en komt beschikbaar vanaf meerdere locaties. Dit helpt om snelle geschillenbeslechting te waarborgen en biedt kansen om te profiteren van extra verkopen. Brieven, faxen, e-mail, sms en andere vormen van communicatie worden automatisch verspreid via geautomatiseerde software. Aangepaste massacommunicatie via geautomatiseerde resource managementsystemen kan worden ontworpen om informatie weer te geven die is afgestemd op de historische inkooptrends of interesses van een klant.
Voordelen van geautomatiseerde managementsystemen kunnen leiden tot een verhoogde bedrijfswaarde, wat vaak leidt tot een verhoogde winstgevendheid. Om de kans hierop te vergroten, moeten het geautomatiseerde systeem en de bedrijfssoftware efficiënt worden gebruikt. Het gebruik van het systeem moet meer waarde opleveren dan de hoge kosten van aanschaf, implementatie en training van medewerkers.