Was sind die Vorteile eines automatisierten Managementsystems?
Automatisierte Managementsysteme helfen wettbewerbsfähigen Unternehmen, ihre Geschäftssysteme zu rationalisieren. Automatisierte Software kann viele mühsame und zeitaufwändige Geschäftsaufgaben beseitigen und die Geschäftsführung effektiver gestalten. Zu den Vorteilen eines entsprechend ausgewählten und ordnungsgemäß verwendeten automatisierten Managementsystems gehören die Kontrolle über Prozesse, eine klarere Sichtbarkeit der Abläufe, die Straffung der Lieferkette sowie eine effizientere Speicherung und Wiederherstellung von Informationen. Solche Systeme können auch dazu beitragen, die Effizienz eines Unternehmens zu steigern, das Personal zur Rechenschaft zu ziehen, den Kundenservice zu verbessern und den Wert des Unternehmens zu steigern.
Mit den Dashboard-Anzeigefunktionen der meisten automatisierten Systeme kann das Management schnell ein klares Bild der Vorgänge erhalten, indem sofortiger Zugriff auf Informationen zum Qualitätsmanagement, Personalaktualisierungen und Informationsstatistiken ermöglicht wird. Hervorragende Geschäftsergebnisse resultieren häufig aus einem komplexen Verständnis der Leistung und der Geschäftsstärken. Eine verbesserte Transparenz kann zu einer besseren Kontrolle über die Prozesse führen. Die Visibility-Software kann außerdem jederzeit aktuelle Video-Feeds über das Werksmanagement oder die Produktionsstätten streamen und so von jedem Ort aus zugänglich machen.
In wettbewerbsintensiven Branchen ist Wissen oftmals Macht, und der Zugang zu Informationsdatenbanken und Bibliotheken kann dazu beitragen, diese Macht bereitzustellen. Managementinformationssysteme bieten sofortigen Zugriff auf historische Daten und Echtzeitdaten, um die effektive Verwaltung zu verbessern. Programme bestehen aus Hardware und automatisierter Software und können Daten aus allen erforderlichen Abteilungen vergleichen. Sie dienen in der Regel zum Archivieren, Sichern und Verwalten aller Dateien und Dokumente.
Interne Prozesse wie Lagerverwaltung, Produktplanung und Kundenservice lassen sich häufig einfacher mit ERP-Software (Automated Enterprise Resource Planning) verwalten. Mithilfe von RFID (Radio Frequency Identification) und anderen Tracking- und Identifikationstechnologien übernehmen ERP-Programme die Interaktion mit der Lieferkette, z. B. Fakturierung, Auftragsverfolgung und Interaktion mit Lieferanten. Wenn beispielsweise der Lagerbestand einen vorbestimmten Stand erreicht, senden ERP-Systeme Nachbestellungsformulare an Lieferanten. Kauf- und Lieferstandorte im Internet verwenden häufig ein ERP-System, da die Reaktionszeit schnell sein muss und die Bestellungen häufig individualisiert werden.
Automatisierte Managementsysteme können zur Reduzierung der Redundanz beitragen, indem sie Aufgaben, die für einen Menschen viel länger dauern und wahrscheinlich zu mehr Fehlern führen würden, schnell und genau ausführen. Ein Beispiel hierfür ist das Outsourcing von Personalabteilungen. Die Personalverwaltungssoftware automatisiert die Berechnung und Ausgabe von Gehaltsabrechnungen, protokolliert Mitarbeiteraktualisierungen und den Leistungsstatus und verschickt Benachrichtigungen. Automatisierte Managementsysteme sparen Zeit, Mitarbeiter und menschliches Versagen bei Prozessen, die früher mehr Mitarbeiter und Zeit in Anspruch nahmen.
Die Rechenschaftspflicht der Mitarbeiter kann auch durch automatisierte Managementsysteme erhöht werden, die so programmiert sind, dass sie die Erfüllung der Pflichten der Arbeitnehmer zuweisen und verfolgen. Dies kann in Form von Quoten, Kommunikationsprotokollen und Aufgabenüberprüfungen erfolgen. In Informationsprotokollen müssen Mitarbeiter ihre Leads dokumentieren und Bewertungsmöglichkeiten auf der Grundlage qualitativer Daten erstellen. Diese Programme können zur Förderung des Mitarbeiterwachstums beitragen und die Mitarbeiter über ihre Aufgaben, Leistungen und Produktivität auf dem Laufenden halten.
Die Kundenzufriedenheit kann auch durch automatisierte Beziehungsmanagementsysteme gesteigert werden. Die gesamte Kundenkommunikation und -information wird digital gespeichert und ist an mehreren Standorten verfügbar. Dies trägt zu einer raschen Beilegung von Streitigkeiten bei und bietet die Möglichkeit, von zusätzlichen Verkäufen zu profitieren. Briefe, Faxe, E-Mails, SMS und andere Kommunikationsformen werden automatisch über eine automatisierte Software verteilt. Angepasste Massenkommunikation durch automatisierte Ressourcenmanagementsysteme kann so gestaltet werden, dass sie Informationen widerspiegelt, die auf die historischen Kauftrends oder -interessen eines Kunden zugeschnitten sind.
Die Vorteile automatisierter Managementsysteme können zu einem höheren Geschäftswert führen, der häufig zu einer höheren Rentabilität führt. Um die Wahrscheinlichkeit dafür zu erhöhen, müssen das automatisierte System und die Geschäftssoftware effizient eingesetzt werden. Die Nutzung des Systems muss einen höheren Nutzen bringen als die hohen Kosten für den Kauf, die Implementierung und die Schulung der Mitarbeiter.