Wat zijn de beste methoden voor het schrijven van voorstellen?
Voorstellen kunnen een belangrijke rol spelen binnen een organisatie. Belangrijke kwesties, zoals financiering of beleidsverandering, worden vaak gewonnen of verloren op basis van de voorstellen die daarop betrekking hebben. Dit betekent dat de taak van het schrijven van voorstellen vaak een essentiële taak is. Degenen aan wie de taak is toegewezen, kunnen de effectiviteit van hun voorstel vergroten door hun methoden voor publieksanalyse, overtuiging en presentatie te overwegen.
Publieksanalyse is een methode die veel mensen ten onrechte negeren. Een voorstel moet een zeer gericht document zijn. Dit lijkt misschien moeilijk als het publiek uit meerdere mensen bestaat, maar de schrijver moet proberen een zo nauwkeurig mogelijke beoordeling te krijgen. Voor een juiste beoordeling moet de schrijver begrijpen waar het publiek zich zorgen over maakt. Hierdoor kan de schrijver effectief informatie presenteren om reserveringen te bestrijden en verkooppunten te benadrukken.
Overtuiging is een van de belangrijkste tools die worden gebruikt bij het schrijven van voorstellen. Daarom moet een schrijver veel aandacht besteden aan haar overtuigingsmethoden. Aangezien het schrijven van voorstellen meestal gaat over het aanmoedigen van actie, moet een voorstel het publiek in de richting van die actie sturen. Wil een dergelijk document effectief zijn, dan moet het het publiek het gevoel geven dat de schrijver het juiste antwoord heeft gegeven. Als een voorstel het publiek het gevoel geeft dat de schrijver zijn mening niet wil opleggen, heeft het document zijn doel niet gediend.
De schrijver wil niet dat het voorstel als een onbetrouwbaar verkooppraatje wordt opgevat. Dit kan gebeuren als het publiek vindt dat de schrijver een onderwerp probeert te verdoezelen door zich te concentreren op de oppervlakkige voordelen van het voorgestelde idee of door opzettelijk potentiële zorgen te negeren. De persoon die een voorstel schrijft, moet diepgaande kennis hebben van het voorgestelde idee. Wanneer er aspecten zijn die als nadelen kunnen worden beschouwd, is het vaak het beste om deze rechtstreeks aan te pakken.
Het schrijven van voorstellen vereist ook duidelijkheid. Er moet aan worden herinnerd dat voorstellen in veel gevallen oplossingen bieden voor doelgroepen die niet weten dat ze een behoefte hebben. Dit betekent dat een effectief voorstel vaak een beschrijving van een probleem of een gebied dat kan worden verbeterd vereist. Als dit niet duidelijk en grondig wordt gedaan, kan het voorgestelde idee worden beschouwd als frivool of kan het worden uitgesteld.
Sommige schrijvers maken ook de fout om te proberen lengte in hun voordeel te gebruiken. Een onnodig lang voorstel kan effecten hebben die tegengesteld zijn aan de beoogde effecten. Als alle informatie duidelijk en intelligent is gepresenteerd, en er is niets meer om te schrijven, is het het beste om niets verder te schrijven.