Wat is een transactiebestand?

Een transactiebestand is een gegevensbestand waarin transactierecords worden opgeslagen die betrekking hebben op vermeldingen in een hoofdbestand. Dit soort bestanden dient om reguliere transactieactiviteit te isoleren van de informatie van het masterbestand, terwijl een database de twee met elkaar kan verbinden via een sleutelreferentie. Deze sleutelreferentie is meestal een enkele invoer die gemeenschappelijk is voor beide groepen records, zoals een accountnummer, de naam van de werknemer of de klant of een inkooporder. Dit stelt database-exploitanten in staat om masterbestanden relatief klein te houden terwijl ze toegang hebben tot volledige transactiegeschiedenis voor audittrails of rapportage.

Bedrijfsdatabases kunnen extreem grote hoeveelheden informatie bevatten, die doorgaans bestaan ​​uit de individuele gegevens van klanten, leveranciers en werknemers en records van terugkerende gebeurtenissen die op elk daarvan betrekking hebben. Vaak worden deze databases opgesplitst in master- en transactiebestanden. Het hoofdbestand bevat individuele specifieke details, zoals namen, bedrijfscontacten, adressen, e-maillijsten en specifieke producten of services die specifiek zijn voor de persoon of het bedrijf. Het transactiebestand bevat verkoop- of inkooptransacties, kalendergebeurtenissen of personeelsgegevens zoals verlof, disciplinaire maatregelen of loopbaanverlooprapporten.

Deze blokken met transactiegegevens bevatten een sleutelinvoer die een stuk informatie is dat gemeenschappelijk is voor zowel master- als transactiebestanden. Dit kan een rekeningnummer, een naam van een contactpersoon, een identificatienummer van een werknemer of financiële gegevens zoals inkooporders of factuurnummers zijn. De sleutelinvoer is een unieke identificatie die de database gebruikt om de transactiebestanditems te koppelen aan hun overeenkomstige masterbestandrecords. Elke zoekopdracht of zoekactie naar een bepaalde masterbestandstransacties isoleert vervolgens de hele groep items voor dat record of een specifiek item, afhankelijk van hoe specifiek de sleutel is.

Door het bijhouden van afzonderlijke master- en transactiebestandrecords kan het masterbestand op een beheersbare grootte worden bewaard en alleen worden toegewezen aan entiteitspecifieke vermeldingen. In toepassingen waarin gebruikers transactierecords off-site of op archiefservers opslaan, maakt het scheiden van het masterbestand het archiveren ook een stuk eenvoudiger. Het bijhouden van een speciaal transactiebestand zorgt ook voor eenvoudige en effectieve audits. Het transactiebestand kan ook dienen als diagnose- of planningshulpmiddel bij veel databases met uitgebreide rapportagefuncties op basis van de inhoud. Dit type indeling van een gesplitst bestand wordt vaak een referentieel bestandssysteem genoemd omdat het hoofdbestand naar het transactiebestand verwijst voor specifieke details van de gebeurtenis.