Hva gjør en opptakskontor?
En innleggelsesombud utfører geistlige plikter for et medisinsk anlegg eller skole med det formål å sikre en jevn innleggelsesprosess for pasienter eller studenter. Dette innebærer vanligvis innhenting av informasjon fra en pasient eller student og opprette en post, eller legge til en post som allerede eksisterer, for den enkelte. I mange tilfeller vil en person med denne tittelen også ha jobben med å samle inn betalingsinformasjon, for eksempel forsikring eller egenbetalingsopplysninger for en medisinsk pasient eller utbetalingsinformasjon for en student. Denne jobben kan også innebære å svare på grunnleggende spørsmål en pasient eller student kan ha og legge til rette for deling av relevant informasjon mellom avdelinger på en skole eller et medisinsk anlegg.
Hvis en person med denne tittelen jobber på et medisinsk anlegg, utfører han ofte dataregistrering for å legge inn informasjon om en pasient og hans betalings- eller forsikringsdetaljer. Han kan også hente medisinsk journal etter behov. I de fleste tilfeller innebærer denne jobben også å legge til rette for deling av informasjon mellom forskjellige leger og medisinske avdelinger i et anlegg. De nøyaktige pliktene som gis til en person i denne stillingen avhenger vanligvis av organisasjonen som ansetter ham, men hovedoppgaven hans er vanligvis å sikre rask og feilfri behandling av innleggelsesdata.
Når en person jobber som opptaksmann for en skole, inkluderer jobboppgavene vanligvis innsamling av informasjonen en skole trenger for å ta en beslutning om opptak om en student. Hvis opptaksvedtaket allerede er tatt, kan en person med denne tittelen i stedet konsentrere seg om å samle inn og legge inn informasjonen skolen trenger for å formelt innrømme eleven. Typene informasjon en person i dette feltet kan samle inn inkluderer studentnavn; kontaktinformasjon; og identifiserende detaljer, for eksempel skatteidentifikasjonsnummer. Hvis studenten er mindreårig, kan en opptakskontor også samle inn data om foreldrene eller foresatte. Avhengig av skolens retningslinjer, kan han også samle inn poster fra andre skoler, betalingsinformasjon og innskudd for undervisning.
I mange tilfeller fungerer en innleggelsesperson også som et primært kontaktpunkt for en ny pasient eller student. Ofte har en person med denne tittelen kontakt med de som søker innleggelse før de ser lege eller møter skoleansatte. Han kan svare på spørsmål den enkelte har og gi viktig informasjon om innleggelsesprosessen. Når en person med denne tittelen jobber på en skole, kan han også planlegge avtaler for turer og intervjuer.