Jakie są koszty?
Poniesione koszty odnoszą się do wydatków naliczanych w danym okresie czasu, które powinny być odpowiednio udokumentowane w dokumentacji księgowej i finansowej. Wydatki te niekoniecznie są pokrywane w czasie, w którym powstały, ale efektywna dokumentacja księgowa dokumentuje te koszty, kiedy występują, a nie w momencie ich zapłaty. Dzięki temu dokumentacja finansowa firmy prawidłowo odzwierciedla wydatki występujące w związku z przychodami osiągniętymi w celu ustalenia rzeczywistych zysków. Ponoszone koszty zwykle odnoszą się do kosztów prowadzenia działalności, takich jak media, koszty produkcji i płace pracowników.
Termin „poniesione koszty” zazwyczaj odnosi się do wydatków, które firma jest zobowiązana zapłacić, a nie do kosztów, które są opłacane natychmiast. Jednym z najprostszych przykładów tego rodzaju wydatków jest rachunek za media pobierany regularnie od konkretnej firmy, na przykład miesięczna opłata od firmy telefonicznej. Podczas gdy firma działa przez cały miesiąc, korzysta z usług firmy telekomunikacyjnej, która rozlicza się z nią w następnym miesiącu. W ciągu miesiąca działalności firma wygenerowała poniesiony koszt równy kwocie, jaką zostanie naliczona za usługę telefoniczną.
Mimo że firma spłaci ten wydatek w następnym miesiącu lub nawet kilka miesięcy później, w zależności od abonamentu telefonicznego firmy, jest to postrzegane jako koszt poniesiony w ciągu miesiąca działalności. Aby skutecznie rejestrować i rozumieć, jaki zysk przynosi firma, tego rodzaju poniesione koszty są rejestrowane wraz z przychodami generowanymi przez firmę w danym miesiącu. Pod koniec miesiąca wydatki te można porównać z przychodami, które przychodzą, a różnica między tymi liczbami określa, czy firma osiąga zysk, czy traci pieniądze.
Istnieje wiele różnych rodzajów wydatków, które można wymienić jako „koszty poniesione” w ewidencji księgowej. Firma zazwyczaj musi płacić za wiele różnych mediów i podobne usługi, w tym prąd, usługi telefoniczne, dostęp do Internetu, gaz ziemny, wodę, wywóz śmieci i ścieki. Firmy zwykle uwzględniają również płace, które muszą być wypłacane pracownikom, jako koszty ponoszone co miesiąc podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Firma produkcyjna może wymagać uwzględnienia kosztów surowców, napraw maszyn i innych wydatków za każdy miesiąc, podczas gdy firma detaliczna może ponieść opłaty dostawcy i koszty wysyłki.