Wie wähle ich die beste Webkonferenz-Software aus?
Webkonferenzsoftware wird in erster Linie von Unternehmen, Mitarbeitern und Hochschulen verwendet. Die Auswahl des richtigen Programms für Ihre Konferenzanforderungen erleichtert den Prozess erheblich. Jedes Webkonferenz-Softwareprogramm verfügt über eine maximale Teilnehmerzahl. Diese maximale Teilnehmerzahl muss ausreichen, um alle erforderlichen Teilnehmer aufzunehmen. Andernfalls müssen Sie während einer Konferenz ein Teilnehmerlimit festlegen. Sie sollten die Konferenzmethode wie Text oder Video überprüfen, um sicherzustellen, dass die Konferenz so präsentiert werden kann, wie Sie es möchten, ohne für Funktionen bezahlen zu müssen, die Sie nicht verwenden. Eine Hand-Raising-Funktion erleichtert es den Teilnehmern, sich während einer solchen Konferenz höflich einzumischen. Dateien werden häufig während einer Webkonferenz gemeinsam genutzt, und eine optimierte Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dateien erleichtert dies.
Wie in einem physischen Konferenzsaal kann auch in einer Webkonferenzsoftware maximal eine Teilnehmerzahl gleichzeitig an einer Webkonferenz teilnehmen. Sie sollten diese Nummer überprüfen, bevor Sie ein Programm auswählen, und sicherstellen, dass das Maximum ausreicht, damit jeder teilnehmen kann. Die meisten Programme haben eine Obergrenze von 100 bis 1.000 Teilnehmern, was für die meisten Anwendungen ausreichen dürfte.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Webkonferenz durchzuführen, z. B. eine Textkonferenz, eine Videokonferenz oder einen Audiokanal. Während die meisten Konferenzen vom Mischen dieser Methoden profitieren, sollten Sie nur die Methoden auswählen, die Sie verwenden werden. Das Erhalten von Webkonferenzsoftware mit Methoden, die nicht verwendet werden, ist in der Regel eine reine Geldverschwendung, da diese Funktionen in der Regel den Preis für die Konferenzsoftware erhöhen.
In einer Konferenz, in der sich alle Teilnehmer in einem Raum befinden, ist es einfach zu wissen, wann jemand etwas sagen möchte, da er oder sie ein Geräusch machen oder seine oder ihre Hand heben kann. Um diese Erfahrung zu emulieren, verfügt einige Webkonferenzsoftware über eine Handerhöhungsfunktion, mit der eine kleine Hand oder eine ähnliche Grafik neben dem Profilnamen des Teilnehmers erstellt wird. Auf diese Weise können Sie die Wortmeldung eines Teilnehmers bestätigen oder ihn bitten, einen Moment zu warten, damit Sie Ihren Gedanken beenden können. Andernfalls muss der Teilnehmer möglicherweise unterbrechen, um seinen Standpunkt zu verdeutlichen.
Während einer Webkonferenz werden Dateien in der Regel gemeinsam genutzt, damit die Teilnehmer Material lesen oder sehen können, über das eine andere Person spricht. Dies entspricht dem Verteilen von Kopien eines Dokuments in einer regulären Konferenz. Um dies zu vereinfachen, sollte die Webkonferenzsoftware über ein optimiertes Dateifreigabesystem verfügen, damit diese Dateien ohne großen Aufwand und ohne zeitverzögerte Downloads schnell zwischen den Teilnehmern ausgetauscht werden können.