¿Qué es una carta de oferta?
Una carta de oferta sirve como una forma de comunicación entre una empresa y un contratista independiente, vendedor o trabajador independiente. La carta describe los productos o servicios que el contratista o profesional independiente puede entregar, y cuál será el costo de esos servicios o productos. Las cartas de oferta también incluyen con frecuencia una fecha o un plazo específico para su finalización.
Cuando una empresa desea que un tercero realice ciertas tareas o proporcione productos específicos, en general, primero identificará claramente los servicios o productos necesarios. A continuación, la empresa presentará una solicitud de propuestas. Los contratistas o autónomos interesados redactarán una carta de oferta en respuesta a la solicitud de propuesta.
Al redactar cartas de oferta, es crucial comprender todos los requisitos de la empresa. Una propuesta adaptada a la solicitud específica generalmente ayuda a aumentar las posibilidades de una oferta exitosa. El postor debe poder manejar todos los aspectos de la asignación y, si no se estableció un plazo en la solicitud de propuesta, el postor también debería poder establecer una fecha de entrega realista.
El marketing es una parte clave de la carta de oferta, a veces denominada propuesta de oferta. Idealmente, el autor de la carta de oferta debe estar familiarizado con las tarifas de mercado para el producto o servicio que se solicita. Esto es importante no solo porque el rechazo es probable por ofertas demasiado caras, sino también porque una oferta demasiado baja producirá un menor retorno de la inversión.
Una simple búsqueda en Internet producirá muchas muestras de cartas de oferta. De hecho, algunos sitios ofrecen plantillas de ofertas. Las plantillas son genéricas, pero se pueden personalizar rápidamente para que coincidan con cualquier solicitud de propuesta. Estos sitios también pueden incluir soluciones de software de escritura profesional que pueden ayudar en el proceso de redacción y cualquier comunicación de seguimiento asociada con el proceso de licitación.
Por supuesto, una carta de oferta perfectamente redactada no garantizará la aceptación. Tomarse el tiempo para investigar cómo escribir una carta de licitación puede hablar sobre la profesionalidad y la ética de trabajo de una persona, pero al final, el dinero es a menudo el factor principal. La reducción de costos suele ser una fuerza motivadora mucho más poderosa para una empresa que el estilo de escritura de un licitador. Sin embargo, una buena carta de oferta, con una fecha de entrega razonable y un costo razonable, debería aumentar las posibilidades del postor de obtener el proyecto.
Si se rechaza una propuesta, la empresa contratante generalmente envía una respuesta indicando por qué se rechazó la oferta. Quizás otro vendedor podría hacer el trabajo por menos. Quizás el postor exitoso podría entregar antes. De cualquier manera, un rechazo no tiene que ser el final de la línea. Si la oferta fue lo suficientemente atractiva, el postor puede ser la primera persona en mente la próxima vez que la empresa necesite un producto o servicio similar.