Qu'est-ce qu'une lettre de soumission?
Une lettre de soumission sert de moyen de communication entre une entreprise et un entrepreneur, un fournisseur ou un travailleur indépendant. La lettre décrit les produits ou services que l'entrepreneur ou le pigiste est en mesure de fournir, ainsi que le coût de ces services ou produits. Les lettres de soumission incluent également fréquemment une date ou un délai précis pour l'achèvement.
Lorsqu'une entreprise souhaite qu'un tiers exécute certaines tâches ou fournisse des produits spécifiques, elle commence par identifier clairement les services ou les produits nécessaires. Ensuite, l'entreprise lancera une demande de propositions. Les contractants ou les pigistes intéressés rédigeront ensuite une lettre de soumission en réponse à la demande de proposition.
Lors de la rédaction des lettres de soumission, il est essentiel de comprendre toutes les exigences de l'entreprise. Une proposition adaptée à la demande spécifique contribue généralement à augmenter les chances de réussite de l'offre. Le soumissionnaire devrait être en mesure de gérer tous les aspects de la mission et, si aucune date limite n’était fixée dans la demande de proposition, il devrait également être en mesure de fixer une date de livraison réaliste.
Le marketing est un élément clé de la lettre de candidature, parfois appelée proposition de candidature. Idéalement, l'auteur de la lettre de soumission devrait connaître les taux du marché pour le produit ou le service demandé. Ceci est important non seulement parce que le rejet est probable pour les offres trop chères, mais aussi parce qu'une offre trop basse produira un retour sur investissement plus faible.
Une simple recherche sur Internet produira de nombreux échantillons de lettres de soumission. En fait, certains sites proposent des modèles d'enchères. Les modèles sont génériques, mais peuvent être rapidement personnalisés pour correspondre à toute demande de proposition. Ces sites peuvent également inclure des solutions logicielles de rédaction professionnelles pouvant faciliter le processus de rédaction et toute communication de suivi associée au processus de candidature.
Bien sûr, une lettre de soumission parfaitement rédigée ne garantira pas l'acceptation. Prendre le temps de rechercher comment rédiger une lettre de candidature peut être révélateur du professionnalisme et de l'éthique de travail d'une personne, mais au bout du compte, l'argent est souvent le facteur principal. La réduction des coûts est généralement une force de motivation beaucoup plus puissante pour une entreprise que le style d'écriture d'un soumissionnaire. Une bonne lettre de soumission, avec une date de livraison et un coût raisonnables, devrait toutefois augmenter les chances du soumissionnaire de décrocher le projet.
Si une proposition est rejetée, la société d’embauche renvoie habituellement une réponse indiquant pourquoi la soumission a été refusée. Peut-être qu'un autre fournisseur pourrait faire le travail à moindre coût. Peut-être que le soumissionnaire retenu pourrait livrer plus rapidement. De toute façon, un rejet ne doit pas forcément être la fin de la ligne. Si l'offre était suffisamment attrayante, le soumissionnaire pourrait être la première personne à l'esprit la prochaine fois que l'entreprise aura besoin d'un produit ou d'un service similaire.