Che cos'è una lettera di offerta?
Una lettera di offerta funge da forma di comunicazione tra un'azienda e un appaltatore, un fornitore o un lavoratore indipendente indipendente. La lettera delinea i prodotti o servizi che l'appaltatore o il libero professionista è in grado di fornire e quali saranno i costi di tali servizi o prodotti. Le lettere di offerta spesso includono anche una data o un periodo di tempo specifici per il completamento.
Quando una società desidera che una terza parte esegua determinate attività o fornisca prodotti specifici, in genere identificherà prima i servizi o i prodotti necessari. Successivamente, la società presenterà una richiesta di proposte. Appaltatori o liberi professionisti interessati redigeranno quindi una lettera di offerta in risposta alla richiesta di proposta.
Quando si redigono le lettere di offerta, è fondamentale comprendere tutti i requisiti dell'azienda. Una proposta su misura per la richiesta specifica in genere aiuta ad aumentare le possibilità di un'offerta vincente. L'offerente dovrebbe essere in grado di gestire tutti gli aspetti dell'incarico e, se non è stato fissato un termine nella richiesta di proposta, l'offerente dovrebbe anche essere in grado di fissare una data di consegna realistica.
Il marketing è una parte fondamentale della lettera di offerta, a volte indicata come proposta di offerta. Idealmente, l'autore della lettera di offerta dovrebbe avere familiarità con le tariffe di mercato per il prodotto o servizio richiesto. Ciò è importante non solo perché è probabile il rifiuto di offerte troppo care, ma anche perché un'offerta troppo bassa produrrà un ritorno sull'investimento inferiore.
Una semplice ricerca su Internet produrrà molti esempi di lettere di offerta. In effetti, alcuni siti offrono modelli di offerta. I modelli sono generici, ma possono essere personalizzati rapidamente per soddisfare qualsiasi richiesta di proposta. Questi siti possono anche includere soluzioni software di scrittura professionale che possono aiutare nel processo di redazione e qualsiasi comunicazione di follow-up associata al processo di offerta.
Naturalmente, una lettera di offerta redatta alla perfezione non garantisce l'accettazione. Prendersi il tempo per cercare come scrivere una lettera di offerta può parlare alla professionalità e all'etica del lavoro di una persona, ma alla fine, il denaro è spesso il fattore principale. La riduzione dei costi è di solito una forza motivante molto più potente per un'azienda rispetto allo stile di scrittura di un offerente. Una lettera di offerta eccezionale, con una data di consegna ragionevole e costi ragionevoli, tuttavia, dovrebbe aumentare le possibilità dell'offerente di sbarcare il progetto.
Se una proposta viene respinta, la società di noleggio di solito invia una risposta che indica perché l'offerta è stata rifiutata. Forse un altro fornitore potrebbe fare il lavoro per meno. Forse l'offerente di successo potrebbe consegnare prima. Ad ogni modo, un rifiuto non deve essere la fine della linea. Se l'offerta era abbastanza interessante, l'offerente potrebbe essere la prima persona in mente la prossima volta che l'azienda avrà bisogno di un prodotto o servizio simile.