Qu'est-ce que le conseil en communication?
Le conseil en communication est une profession qui aide les entreprises et autres organisations à déterminer ce dont elles ont besoin en termes d’équipements et de services de communication afin de fonctionner avec une efficacité maximale. Dans de nombreux cas, les consultants donneront non seulement des conseils sur la nécessité d’établir un réseau de communication viable, mais aideront également activement au processus d’achat. L'approche exacte suivie par un consultant en communication variera en fonction de la culture de la société, du type actuel de services et d'équipement requis et des projets de la société en matière de croissance à court et à long terme.
Le conseil en communication a pour objectif de veiller à ce que le client dispose de tous les éléments nécessaires à la bonne gestion des efforts de communication et soit prêt pour une expansion future du réseau de communication. Dans le même temps, les consultants seront également sensibles aux éventuelles limitations du client. Par exemple, si une entreprise a un budget limité à consacrer à la refonte ou à la mise en place d'un réseau de communication, le consultant cherchera à identifier les dispositifs et services les plus critiques nécessaires et s'assurera qu'ils sont établis en premier. Les éléments de campagne restants sont classés par ordre de priorité en fonction de l'opportunité et du solde des fonds mis de côté pour créer le réseau.
Le conseil en communication peut concerner tout type de services et d’équipements de communication électronique requis ou souhaité par le client. L’une des tâches de conseil les plus courantes consiste à mettre en place un système téléphonique efficace au sein de la structure de l’entreprise. Cela implique d'évaluer les besoins actuels de l'entreprise en termes de nombre de lignes nécessaires au système, de nombre d'unités de bureau requises et de nombre de périphériques de poche devant pouvoir se connecter au réseau. L'évaluation identifiera également les fonctionnalités qui seront utiles dans le cadre de vos activités, telles que la messagerie vocale, l'acheminement et la définition des priorités, le transfert d'appel et la mise en attente d'appels.
Outre le système téléphonique de base, le conseil en communication abordera également d’autres outils de communication susceptibles d’aider l’entreprise. Cela peut inclure de déterminer si la société génère suffisamment d’activités de conférence audio et vidéo pour justifier l’achat d’équipements de pontage et la création de groupes de lignes d’un fournisseur pour gérer l’activité de conférence. Alternativement, le consultant peut déterminer qu'il est dans l'intérêt de l'entreprise d'externaliser ces services. Si tel est le cas, le consultant identifiera et évaluera divers fournisseurs de services de conférence audio, Web et vidéo et cherchera à négocier les tarifs les plus attractifs possibles pour son client.
Au cas où une entreprise souhaite établir un réseau de données interne pour intégrer des fonctions telles que le marketing, les ventes et la comptabilité, le conseil en communication se concentrera sur l'achat d'équipements répondant à ces besoins. Cela inclura également la tâche d'évaluer différents progiciels permettant d'attribuer différents niveaux d'accès en fonction des informations d'identification de connexion et des responsabilités du poste. Par exemple, les vendeurs peuvent se limiter à afficher les factures des clients, mais ne pas être en mesure de créer ou de modifier une facture. De la même manière, les membres de l’équipe comptable peuvent avoir accès aux informations sur les tarifs ou les contrats passés par Sales à un client particulier, mais pas sur les notes saisies par l’équipe des ventes ou toute autre fonction des ventes.
Au final, le conseil en communication consiste à créer la structure d’un réseau de communication qui servira bien un client aujourd’hui, tout en jetant les bases d’une expansion future si nécessaire. Dans certains cas, les consultants sont conservés et effectuent une évaluation annuelle des besoins en communication du client. À d’autres moments, le consultant peut établir un contrat d’une durée et d’une liste spécifiées qui seront traitées pendant cette période. Il n’est pas rare qu’un consultant participe activement à plus d’un projet client à la fois.