Wat is communicatieconsulting?
Communicatieadvies is een beroep dat bedrijven en andere organisaties helpt om te bepalen wat ze nodig hebben aan communicatieapparatuur en -diensten om zo efficiënt mogelijk te kunnen functioneren. In veel gevallen zullen consultants niet alleen adviseren over wat nodig is om een levensvatbaar communicatienetwerk op te zetten, maar ook actief helpen bij het aankoopproces. De exacte aanpak die door een communicatie-adviseur wordt gevolgd, is afhankelijk van de cultuur van het bedrijf, het huidige type services en benodigde apparatuur en de plannen van het bedrijf voor groei op korte en lange termijn.
Het doel van communicatieadvies is om ervoor te zorgen dat de klant alles heeft wat nodig is om communicatie-inspanningen succesvol te beheren en klaar te zijn voor toekomstige uitbreiding van het communicatienetwerk. Tegelijkertijd zullen consultants ook gevoelig zijn voor eventuele beperkingen van de klant. Als een bedrijf bijvoorbeeld een beperkt budget heeft om zich bezig te houden met het vernieuwen of opzetten van een communicatienetwerk, zal de consultant proberen de meest kritieke apparaten en services te identificeren en ervoor te zorgen dat deze als eerste worden opgezet. De resterende regelitems krijgen prioriteit op basis van wenselijkheid en het resterende saldo van de fondsen die zijn gereserveerd om het netwerk te creëren.
Communicatieconsultancy kan betrekking hebben op elk type elektronische communicatiediensten en -apparatuur dat door de klant wordt vereist of gewenst. Een van de meest voorkomende adviesopdrachten is het samenstellen van een effectief telefoonsysteem binnen de bedrijfsstructuur. Dit houdt in dat de huidige behoeften van het bedrijf worden beoordeeld aan de hand van het aantal benodigde lijnen voor het systeem, het aantal desktop-eenheden dat nodig is en het aantal draagbare apparaten dat verbinding moet kunnen maken met het netwerk. De evaluatie identificeert ook de functies die nuttig kunnen zijn bij het zakendoen, zoals voicemail, oproeproutering en prioritering, doorsturen en parkeren.
Naast het basistelefoonsysteem zal communicatieconsultancy ook betrekking hebben op andere communicatiehulpmiddelen die de onderneming kunnen helpen. Dit kan inhouden dat wordt bepaald of het bedrijf voldoende audio- en videoconferentieactiviteit genereert om de aanschaf van overbruggingsapparatuur te verdienen en de oprichting van trunkgroepen van een provider om de conferentieactiviteit af te handelen. Als alternatief kan de consultant bepalen dat het in het beste belang van het bedrijf is om deze diensten uit te besteden. Als dat het geval is, zal de consultant verschillende aanbieders van audio-, web- en videoconferenties identificeren en evalueren en proberen de aantrekkelijkste tarieven te bedingen die mogelijk zijn voor zijn of haar klant.
In het geval dat een bedrijf een intern datanetwerk wil opzetten om functies zoals marketing, verkoop en boekhouding te integreren, zal communicatie-advies zich richten op de aanschaf van apparatuur om aan deze behoeften te voldoen. Dit omvat ook de taak om verschillende softwarepakketten te evalueren die het mogelijk maken om verschillende toegangsniveaus toe te wijzen op basis van inloggegevens en positieverantwoordelijkheden. Verkopers kunnen bijvoorbeeld worden beperkt tot het bekijken van klantfacturen, maar kunnen geen factuur maken of wijzigen. Om dezelfde reden hebben leden van het boekhoudteam mogelijk toegang tot informatie over tarieven of contracten die zijn uitgegeven door Sales aan een bepaalde klant, maar hebben ze geen toegang tot notities die zijn ingevoerd door het verkoopteam of een andere verkoopfunctie.
Uiteindelijk gaat communicatieadvies over het creëren van het raamwerk van een communicatienetwerk dat een klant vandaag goed van dienst zal zijn, terwijl het ook een basis legt voor toekomstige uitbreiding indien nodig. In sommige gevallen worden consultants bewaard en voeren ze een jaarlijkse evaluatie uit van de communicatiebehoeften van een klant. Op andere momenten kan de adviseur een contract met een bepaalde duur en een lijst met items opstellen die gedurende die periode worden aangepakt. Het is niet ongebruikelijk dat een consultant actief betrokken is bij meerdere klantprojecten tegelijk.