Hvad er kommunikationsrådgivning?

Kommunikationsrådgivning er et erhverv, der hjælper virksomheder og andre organisationer med at bestemme, hvad de har brug for i form af kommunikationsudstyr og -tjenester for at fungere med størst mulig effektivitet. I mange tilfælde vil konsulenter ikke kun rådgive om, hvad der er nødvendigt for at etablere et levedygtigt kommunikationsnetværk, men også aktivt hjælpe i købsprocessen. Den nøjagtige tilgang, der følges af en kommunikationskonsulent, vil variere baseret på virksomhedens kultur, den aktuelle type tjenester og udstyr, der er behov for, og virksomhedens planer for vækst på kort og lang sigt.

Målet med kommunikationsrådgivning er at sikre, at klienten har alt, hvad der kræves for at styre kommunikationsindsatsen med succes og være klar til fremtidig udvidelse af kommunikationsnetværket. Samtidig vil konsulenter også være følsomme over for eventuelle begrænsninger fra kundens side. For eksempel, hvis en virksomhed har et begrænset budget, der skal afsættes til fornyelse eller etablering af et kommunikationsnetværk, vil konsulenten forsøge at identificere de mest kritiske enheder og tjenester, der kræves, og sørge for, at de først er etableret. Resterende linjeposter prioriteres baseret på ønskværdighed og den resterende saldo på de midler, der er afsat til oprettelse af netværket.

Kommunikationsrådgivning kan adressere enhver type elektroniske kommunikationstjenester og udstyr, som kunden kræver eller ønsker. Et af de mest almindelige konsulentopgaver involverer samling af et effektivt telefonsystem inden for virksomhedsstrukturen. Dette involverer vurdering af virksomhedens aktuelle behov ud fra antallet af linjer, der er behov for systemet, hvor mange desktopenheder der kræves, og antallet af håndholdte enheder, der skal være i stand til at oprette forbindelse til netværket. Evalueringen identificerer også de funktioner, der kan hjælpe med at drive forretning, såsom voice mail, routing af opkald og prioritering, videresendelse og opkaldsparkering.

Sammen med det basale telefonsystem vil kommunikationsrådgivning også adressere andre kommunikationsværktøjer, der kan være til hjælp for virksomheden. Dette kan omfatte bestemmelse af, om virksomheden genererer nok lyd- og videokonferenceaktiviteter til at fortjene køb af broudstyr og etablering af bagagerumsgrupper fra en udbyder til at håndtere konferenceaktiviteten. Alternativt kan konsulenten bestemme, at det er i virksomhedens bedste interesse at outsource disse tjenester. Hvis dette er tilfældet, vil konsulenten identificere og evaluere forskellige lyd-, web- og videokonferenceudbydere og søge at forhandle de mest attraktive priser, der er mulige for hans eller hendes klient.

I tilfælde af at en virksomhed ønsker at etablere et internt datanetværk til at integrere funktioner som marketing, salg og regnskab, vil kommunikationsrådgivning fokusere på køb af udstyr til at imødekomme disse behov. Dette vil også omfatte opgaven med at evaluere forskellige softwarepakker, der gør det muligt at tildele forskellige adgangsniveauer baseret på loginoplysninger og positionsansvar. For eksempel kan sælgere være begrænset til at se kundefakturaer, men ikke være i stand til at oprette eller ændre en faktura. På samme måde kan medlemmer af regnskabsteamet have adgang til oplysninger om satser eller kontrakter, der er udstedt af salg til en bestemt kunde, men ikke have adgang til noter, der er indtastet af salgsteamet eller nogen anden salgsfunktion.

I sidste ende handler kommunikationsrådgivning om at skabe rammerne for et kommunikationsnetværk, der vil tjene en klient godt i dag, samtidig med at der skabes et fundament for fremtidig ekspansion efter behov. I nogle tilfælde holdes konsulenter på holderen og udfører en årlig evaluering af en kundes kommunikationsbehov. På andre tidspunkter kan konsulenten etablere en kontrakt med en specificeret varighed og en liste over genstande, der vil blive adresseret i løbet af dette tidsrum. Det er ikke usædvanligt, at en konsulent er aktivt involveret i mere end et klientprojekt ad gangen.