¿Cómo elijo el mejor formulario de gastos de viaje?
Los gerentes, jefes de departamento, contratistas independientes o trabajadores salariales por hora pueden encontrarse buscando el mejor formulario de gastos de viaje para informar correctamente los costos de mudarse para los negocios. Los formularios de gastos de viaje proporcionan formatos eficientes para muchos tipos diferentes de gastos y muchos usos comerciales diferentes. Elegir el mejor formulario de gastos de viaje significa adaptar aspectos de esa forma a sus necesidades particulares de informes precisos.
Aquellos que desean el mejor formulario de gastos de viaje para su negocio deben pensar en sus usos y objetivos para la contabilidad de gastos de viaje: ¿El propósito principal del formulario de gastos será para informes internos, para el reembolso dentro de la empresa o para informar los gastos de viaje al servicio de ingresos internos? Estos dos usos de las plantillas de formulario de gastos de viaje son muy diferentes, y descubrir objetivos específicos permitirá a los viajeros ocupados y a otros encontrar las mejores formas que les ayuden a informar lo que es necesario. También ayuda tener formas queson claros y fáciles de usar, con columnas específicas para cada tipo diferente de costo.
Un aspecto principal de elegir el mejor formulario de gastos de viaje es la contabilidad de kilometraje. Muchas compañías, así como el servicio fiscal del gobierno federal, requieren marcas de odómetro y otros bits de datos clave para registrar con precisión millas recorridas en un vehículo. Los mejores formularios de gastos de viaje proporcionan esta información, junto con otros costos específicos como peajes, etc.
Otro aspecto clave para elegir el mejor formulario de gastos de viaje es coincidir con ese formulario con los diferentes tipos de transporte que un trabajador usa comúnmente. Muchos formularios de gastos solo se realizan para rastrear el uso personal del vehículo, pero otros incluyen informes separados para trenes, autobuses y aviones, así como otras formas de transporte. Los formularios también deben tener categorías separadas para los gastos relacionados con los viajes, como los alimentos, a medida que se aplican a un reembolso específicoAcuerdo de ement.
Junto con todos los elementos específicos en un informe de gastos de viaje, también es importante elegir formularios de gastos de viaje de acuerdo con su formato. Con tanto en marcha en el mundo de los negocios de hoy en Internet, puede tener mucho sentido seleccionar formularios en un formato digital que pueda enviarse fácilmente a una oficina de contabilidad central. El gerente u otra persona a cargo de los formularios de gastos de viaje debe pensar en cuán fáciles serán para "firmar" o incluir en una "arquitectura orientada al servicio" o "SOA". Teniendo en cuenta todo lo anterior, ayudará a los líderes a tomar las mejores decisiones para un formulario de gastos de viaje que funcione.