Hur väljer jag det bästa formuläret för resekostnader?
Chefer, avdelningschefer, oberoende entreprenörer eller timlönearbete kanske alla letar efter det bästa resekostnadsformuläret för att korrekt rapportera kostnaderna för att flytta runt för företag. Former för resekostnader ger effektiva format för många olika typer av utgifter och många olika affärsanvändningar. Att välja den bästa formen för resekostnader innebär att skräddarsy aspekter av det formuläret efter dina specifika behov för korrekt rapportering.
De som vill ha den bästa resekostnadsformen för sin verksamhet bör tänka på deras användningsområden och mål för resekostnadsredovisning: kommer det primära syftet med utgiftsformuläret att vara intern rapportering, ersättning inom företaget eller rapportera resekostnader till Intern Intäktstjänst? Dessa två användningsområden för resekostnadsformmallar är mycket olika, och att räkna ut specifika mål gör att upptagna pendlare och andra kan hitta de bästa formerna som hjälper dem att rapportera vad som är nödvändigt. Det hjälper också till att ha formulär som är tydliga och enkla att använda, med specifika kolumner för varje olika typ av kostnad.
En viktig aspekt av att välja den bästa resekostnadsformen är körsträckningsredovisning. Många företag, liksom den federala regeringens skattetjänst, kräver kilometerteckenmarkeringar och andra viktiga bitar med data för att noggrant registrera mil som körts i ett fordon. De bästa resekostnadsformerna ger denna information, tillsammans med andra specifika kostnader som vägtullar etc.
En annan viktig aspekt i att välja den bästa resekostnadsformen är att anpassa den formen till de olika typerna av transporter som en arbetare vanligtvis använder. Många utgiftsformer görs endast för att spåra personliga fordonsbruk, men andra inkluderar separat rapportering för tåg, bussar och flygplan, liksom andra former av transport. Blanketter bör också ha separata kategorier för resorelaterade utgifter som mat eftersom de gäller för ett specifikt ersättningsavtal.
Tillsammans med alla specifika artiklar i en resekostnadsrapport är det också viktigt att välja resekostnadsformulär enligt deras format. Med så mycket som händer i dagens affärsvärld över Internet kan det vara mycket meningsfullt att välja formulär i ett digitalt format som enkelt kan skickas till ett centralt redovisningskontor. Chefen eller annan person som ansvarar för resekostnadsformulär bör tänka på hur enkla de kommer att vara "logga av", eller inkludera i en företags "serviceorienterad arkitektur" eller "SOA." Om du överväger allt ovanstående kommer det att hjälpa ledarna göra de bästa valen för en resekostnadsform som fungerar.