Come faccio a scegliere il miglior modulo di spese di viaggio?
Dirigenti, capi dipartimento, appaltatori indipendenti o lavoratori con retribuzione oraria possono trovarsi tutti alla ricerca del miglior modulo di spese di viaggio per riportare correttamente i costi di spostamento per motivi di lavoro. I moduli delle spese di viaggio offrono formati efficienti per molti tipi diversi di spese e molti usi commerciali diversi. Scegliere il modulo di spese di viaggio migliore significa adattare gli aspetti di tale modulo alle proprie esigenze specifiche per un reporting accurato.
Chi desidera il miglior modulo di spese di viaggio per la propria attività dovrebbe pensare ai propri usi e obiettivi per la contabilità delle spese di viaggio: lo scopo principale del modulo di spesa sarà la rendicontazione interna, il rimborso all'interno dell'azienda o la segnalazione delle spese di viaggio all'interno Agenzia delle entrate? Questi due usi dei modelli di moduli di spese di viaggio sono molto diversi e la determinazione di obiettivi specifici consentirà ai pendolari occupati e ad altri di trovare i moduli migliori che li aiutino a segnalare ciò che è necessario. Aiuta anche ad avere moduli chiari e facili da usare, con colonne specifiche per ogni diverso tipo di costo.
Un aspetto principale della scelta del miglior modulo di spese di viaggio è la contabilità chilometrica. Molte aziende, così come il servizio fiscale del governo federale, richiedono contrassegni del contachilometri e altri bit di dati chiave per registrare accuratamente le miglia percorse in un veicolo. I migliori moduli di spese di viaggio forniscono queste informazioni, insieme ad altri costi specifici come pedaggi, ecc.
Un altro aspetto chiave nella scelta del miglior modulo di spese di viaggio è quello di abbinare quel modulo ai diversi tipi di trasporto che un lavoratore comunemente usa. Molti moduli di spesa vengono realizzati solo per tenere traccia dell'uso personale del veicolo, ma altri includono report separati per treni, autobus e aeroplani, nonché altre forme di trasporto. I moduli dovrebbero inoltre avere categorie separate per le spese relative ai viaggi come il cibo in quanto si applicano a un accordo di rimborso specifico.
Insieme a tutte le voci specifiche di un rapporto sulle spese di viaggio, è anche importante scegliere i moduli di spesa di viaggio in base al loro formato. Con così tante cose nel mondo degli affari di oggi su Internet, può avere molto senso selezionare moduli in un formato digitale che possono essere facilmente inviati a un ufficio contabile centrale. Il manager o altra persona responsabile dei moduli delle spese di viaggio dovrebbe pensare a quanto sarà facile "firmare" o includere in una "architettura orientata ai servizi" aziendale o "SOA". Considerando quanto sopra, i leader saranno di aiuto fare le scelte migliori per un modulo di spese di viaggio che funzioni.