Hvordan velger jeg det beste reisekostnadsskjemaet?
Ledere, avdelingsledere, uavhengige entreprenører eller timelønnsarbeidere kan alle finne seg i å lete etter det beste reisekostnadsskjemaet for å korrekt rapportere kostnadene for å flytte på forretningsreise. Former for reiseutgifter gir effektive formater for mange forskjellige typer utgifter, og mange forskjellige forretningsbruk. Å velge det beste reisekostnadsskjemaet betyr å skreddersy aspekter av det skjemaet til dine spesielle behov for nøyaktig rapportering.
De som ønsker det beste reisekostnadsskjemaet for sin virksomhet, bør tenke på bruken og målene sine for regnskapsføring av reiseutgifter: vil det primære formålet med utgiftsskjemaet være intern rapportering, refusjon i selskapet eller rapportering av reiseutgifter til Intern Inntjenestetjeneste? Disse to bruken av maler for reiseutgifter er veldig forskjellige, og å finne ut spesifikke mål vil gi travle pendlere og andre muligheten til å finne de beste skjemaene som hjelper dem å rapportere hva som er nødvendig. Det hjelper også å ha skjemaer som er tydelige og enkle å bruke, med spesifikke kolonner for hver forskjellige type kostnader.
Et hovedaspekt ved å velge den beste formen for reiseutgifter er kjørelengde-regnskap. Mange selskaper, så vel som den føderale regjeringens skattetjeneste, krever kilometerteller og andre viktige biter med data for nøyaktig registrering av kilometer som er kjørt i et kjøretøy. De beste reisekostnadsskjemaene gir denne informasjonen, sammen med andre spesifikke kostnader som bompenger, etc.
Et annet sentralt aspekt ved å velge det beste reisekostnadsskjemaet er å matche denne formen til de forskjellige transporttypene som en arbeider ofte bruker. Mange utgiftsskjemaer er bare laget for å spore bruk av personlig kjøretøy, men andre inkluderer separat rapportering for tog, buss og fly, samt andre former for transport. Skjemaer bør også ha separate kategorier for reiserelaterte utgifter som mat, ettersom de gjelder for en spesifikk refusjonsavtale.
Sammen med alle de spesifikke elementene i en reiseutgiftsrapport, er det også viktig å velge reisekostnadsskjemaer i henhold til formatet. Med så mye som skjer i dagens forretningsverden over Internett, kan det være mye fornuftig å velge skjemaer i et digitalt format som enkelt kan sendes til et sentralt regnskapskontor. Lederen eller den andre personen som har ansvaret for reisekostnadsskjemaer, bør tenke på hvor enkle de vil være å "melde seg av på", eller ta med i en virksomhets "tjenesteorientert arkitektur" eller "SOA." Å vurdere alt dette vil hjelpe lederne ta de beste valgene for en reiseutgaveform som fungerer.