¿Cuáles son los mejores consejos para presentar una solicitud de reembolso?

Una solicitud de reembolso generalmente es necesaria cuando un individuo paga algún tipo de gasto de su bolsillo y busca recuperar el monto de ese gasto de un empleador, un proveedor de seguros o algún tipo de proveedor de servicios. El proceso exacto de presentar una solicitud de reembolso variará, dependiendo de las políticas y procedimientos de la entidad que recibe la solicitud. Por lo general, el proceso incluirá la necesidad de proporcionar información detallada sobre la naturaleza del gasto, pruebas de que el gasto realmente ocurrió y por qué el reembolso se debe al archivo.

Uno de los ejemplos más comunes de presentar una solicitud de reembolso tiene que ver con la presentación de una solicitud de reembolso de los gastos comerciales relacionados con la realización de una tarea asignada por un empleador. Los empleadores normalmente proporcionan un formulario específico que debe completarse en su totalidad para recibir el reembolso. El formulario probablemente incluirá campos para incluir información como la fecha en que ocurrió el gasto, la AMOUNT del gasto y con qué se relacionó el gasto en términos de la tarea asignada al empleado. Como parte de la documentación de reembolso, el empleado normalmente proporciona recibos que respaldan las líneas de pedido ingresadas en la solicitud de reembolso, lo que facilita al empleador verificar cada uno y aprobar o negar la solicitud.

Reclamar un reembolso requiere comprender y cumplir con las políticas y procedimientos de la entidad que recibe la solicitud de reembolso. Esto significa asegurarse de que la solicitud se envíe de manera oportuna, y que cualquier documento requerido para el procesamiento se envíe al mismo tiempo. Incluso si la solicitud se envía en línea, el destinatario puede requerir que los recibos de copias impresas se escaneen en un documento y se envíen junto con la solicitud en línea.

Además, tomarse el tiempo para comprender qué tipos de gastos están permitidosy que no ayudarán a acelerar el procesamiento y permitir que el filador reciba el reembolso más rápido. Por ejemplo, si las políticas de un empleador permiten la cobertura del costo de una habitación de hotel, pero no permiten el entretenimiento en la habitación, como alquilar películas, elegir no incluir esos gastos en la solicitud de reembolso disminuirá las posibilidades de que el empleador solicite que se presente una solicitud modificada o el empleador o el empleador se presente el artículo de la línea y ajuste el equilibrio debido al empleado. La mayoría de los empleadores proporcionan pautas específicas en un formato impreso o electrónico que se puede consultar, ya que el empleado está completando el formulario de solicitud.