¿Cuáles son los mejores consejos para presentar una solicitud de reembolso?

Por lo general, es necesaria una solicitud de reembolso cuando una persona paga algún tipo de gasto de su bolsillo y busca recuperar el monto de ese gasto de un empleador, un proveedor de seguros o algún tipo de proveedor de servicios. El proceso exacto de presentación de una solicitud de reembolso variará, dependiendo de las políticas y procedimientos de la entidad que recibe la solicitud. Típicamente, el proceso incluirá la necesidad de proporcionar información detallada sobre la naturaleza del gasto, la prueba de que el gasto realmente ocurrió y por qué se debe el reembolso al declarante.

Uno de los ejemplos más comunes de presentación de una solicitud de reembolso tiene que ver con la presentación de una solicitud de reembolso de gastos comerciales relacionados con la realización de una tarea asignada por un empleador. Los empleadores normalmente proporcionan un formulario específico que debe completarse en su totalidad para recibir el reembolso. El formulario probablemente incluirá campos para incluir información como la fecha en que ocurrió el gasto, el monto del gasto y con qué se relacionó el gasto en términos de la tarea asignada al empleado. Como parte de la documentación de reembolso, el empleado normalmente proporciona recibos que respaldan los elementos de línea ingresados ​​en la solicitud de reembolso, lo que facilita al empleador verificar cada uno y aprobar o rechazar la solicitud.

Reclamar un reembolso requiere comprender y cumplir con las políticas y procedimientos de la entidad que recibe la solicitud de reembolso. Esto significa asegurarse de que la solicitud se envíe de manera oportuna y que todos los documentos necesarios para el procesamiento se presenten al mismo tiempo. Incluso si la solicitud se envía en línea, el destinatario puede requerir que los recibos impresos se escaneen en un documento y se envíen junto con la solicitud en línea.

Además, tomarse el tiempo para comprender qué tipos de gastos están permitidos y cuáles no, ayudará a acelerar el procesamiento y permitirá que el declarante reciba el reembolso más rápido. Por ejemplo, si las políticas de un empleador permiten la cobertura del costo de una habitación de hotel pero no permiten el entretenimiento en la habitación, como alquilar películas, la elección de no incluir esos gastos en la solicitud de reembolso disminuirá las posibilidades del empleador solicitando que se presente una solicitud enmendada, o que el empleador elimine la partida y ajuste el saldo adeudado al empleado. La mayoría de los empleadores brindan pautas específicas en formato impreso o electrónico que se pueden consultar cuando el empleado completa el formulario de solicitud.