Quels sont les meilleurs conseils pour déposer une demande de remboursement?
Une demande de remboursement est généralement nécessaire lorsqu'une personne paie de sa poche une sorte de dépense et cherche à recouvrer le montant de cette dépense auprès d'un employeur, d'un prestataire d'assurance ou d'un type de prestataire de services. Le processus exact de dépôt d'une demande de remboursement varie en fonction des politiques et procédures de l'entité qui reçoit la demande. En règle générale, le processus inclura le besoin de fournir des informations détaillées sur la nature de la dépense, la preuve que la dépense a bien été engagée et la raison pour laquelle le déclarant doit rembourser le montant dû.
L'un des exemples les plus courants de dépôt d'une demande de remboursement concerne la soumission d'une demande de remboursement de frais professionnels liés à l'exécution d'une tâche confiée par un employeur. Les employeurs fournissent normalement un formulaire spécifique qui doit être rempli au complet pour recevoir le remboursement. Le formulaire comprendra probablement des champs pour inclure des informations telles que la date à laquelle la dépense est survenue, le montant de la dépense et son lien avec la tâche assignée à l'employé. Dans la documentation de remboursement, l’employé fournit normalement des reçus qui corroborent les éléments de ligne saisis dans la demande de remboursement, ce qui permet à l’employeur de vérifier chacun d’entre eux et d’approuver ou de refuser la demande.
Pour demander un remboursement, vous devez comprendre et respecter les politiques et procédures de l'entité qui reçoit la demande de remboursement. Cela signifie que la demande est soumise à temps et que tous les documents nécessaires au traitement sont soumis en même temps. Même si la demande est soumise en ligne, le destinataire peut exiger que les reçus sur papier soient numérisés dans un document et soumis avec la demande en ligne.
En outre, prendre le temps de comprendre quels types de dépenses sont autorisés et ceux qui ne le sont pas aidera à accélérer le traitement et permettra au déclarant de recevoir le remboursement plus rapidement. Par exemple, si les polices d'un employeur permettent de couvrir le coût d'une chambre d'hôtel, mais ne permettent pas les divertissements dans la chambre, tels que la location de films, le fait de ne pas inclure ces dépenses dans la demande de remboursement diminuera les chances de l'employeur. demander qu'une requête modifiée soit déposée ou que l'employeur supprime le poste et ajuste le solde dû à l'employé. La plupart des employeurs fournissent des directives spécifiques dans un format imprimé ou électronique qui peut être consulté pendant que l'employé remplit le formulaire de demande.