Quais são as melhores dicas para registrar uma solicitação de reembolso?

Uma solicitação de reembolso geralmente é necessária quando um indivíduo paga do próprio bolso algum tipo de despesa e procura recuperar o valor dessa despesa de um empregador, provedor de seguros ou algum tipo de prestador de serviços. O processo exato de apresentação de uma solicitação de reembolso variará, dependendo das políticas e procedimentos da entidade que recebe a solicitação. Normalmente, o processo inclui a necessidade de fornecer informações detalhadas sobre a natureza da despesa, a prova de que a despesa realmente ocorreu e por que o reembolso é devido ao registrador.

Um dos exemplos mais comuns de apresentação de uma solicitação de reembolso está relacionado ao envio de uma solicitação de reembolso de despesas comerciais relacionadas à realização de uma tarefa atribuída por um empregador. Os empregadores normalmente fornecem um formulário específico que deve ser preenchido na íntegra para receber o reembolso. O formulário provavelmente incluirá campos para incluir informações como a data em que a despesa ocorreu, o valor da despesa e a que a despesa estava relacionada em termos da tarefa atribuída ao funcionário. Como parte da documentação do reembolso, o funcionário normalmente fornece recibos que suportam os itens de linha inseridos na solicitação de reembolso, facilitando ao empregador verificar cada uma delas e aprovar ou negar a solicitação.

Reivindicar um reembolso requer entender e cumprir as políticas e procedimentos da entidade que recebe a solicitação de reembolso. Isso significa garantir que a solicitação seja enviada em tempo hábil e que todos os documentos necessários para o processamento sejam enviados ao mesmo tempo. Mesmo que a solicitação seja enviada on-line, o destinatário pode exigir que os recibos impressos sejam digitalizados em um documento e enviados juntamente com o aplicativo on-line.

Além disso, dedicar um tempo para entender que tipos de despesas são permitidas e quais não são, ajudará a acelerar o processamento e permitirá que o arquivador receba o reembolso mais rapidamente. Por exemplo, se as políticas de um empregador permitem cobertura para o custo de um quarto de hotel, mas não permitem entretenimento no quarto, como alugar filmes, optar por não incluir essas despesas na solicitação de reembolso diminuirá as chances do empregador solicitando que uma solicitação alterada seja registrada ou o empregador pressionando o item de linha e ajustando o saldo devedor do funcionário. A maioria dos empregadores fornece diretrizes específicas em formato impresso ou eletrônico que podem ser consultadas quando o funcionário estiver preenchendo o formulário de solicitação.