Wat is een loonportaal?
Een loonportaal is een elektronische interface die door zowel werkgevers als werknemers kan worden gebruikt om te communiceren met looninformatie. Het is meestal ontworpen om online of in een intern netwerk te worden gepresenteerd, zodat mensen op elk gewenst moment toegang hebben tot de loonlijstinformatie. Generieke loonportaalportals zijn verkrijgbaar bij een aantal bedrijven die software en interfaces ontwerpen voor het beheer van loonlijst en accounts. Bedrijven kunnen ook hun eigen functies maken als ze aangepaste functies of speciale services nodig hebben die niet beschikbaar zijn in basisprogramma's.
Om toegang te krijgen tot een loonportaal moeten mensen een identificatie en wachtwoord invoeren. Namen of unieke nummers kunnen worden gebruikt voor identificatie en hoewel willekeurige wachtwoorden meestal worden toegewezen bij het maken van een account, kunnen mensen ook hun wachtwoord wijzigen en dit wordt aanbevolen voor de veiligheid. Na acceptatie door het systeem krijgt de gebruiker een interface waarmee kan worden genavigeerd om toegang te krijgen tot verschillende soorten informatie.
Doorgaans biedt een payroll-portal paystub-records samen met belastinginformatie. Mensen kunnen oude paystubs opzoeken en afdrukken, paystubs vergelijken en controleren of de informatie die is vastgelegd voor eerdere betalingsperioden correct is. Belastingformulieren, inclusief inkomensaangiften en openbaarmakingen van voordelen, zijn ook toegankelijk via de portal. Materiaalarchieven van voorgaande jaren zijn ook beschikbaar voor het gemak.
Werkgevers die voordelen aanbieden, kunnen werknemers de mogelijkheid bieden om zich via de portal in te schrijven voor voordelenprogramma's of om hun accounts te wijzigen. Werknemers kunnen het bedrag van de bijdragen aan verschillende uitkeringsproblemen selecteren, elektronische overboekingen instellen voor hun betalingen en informatie bijwerken, zoals hun adressen en contactgegevens. Dit vermindert het werk voor uitkeringsbeheerders, omdat werknemers het salarisportaal direct kunnen gebruiken in plaats van contact met iemand op te nemen om deze wijzigingen aan te brengen.
Formulieren en documentatie kunnen ook via de portal worden verstrekt. Memo's, kennisgevingen en werknemershandleidingen kunnen worden gepubliceerd in een loonportaal om ervoor te zorgen dat mensen ze kunnen zien. Dit zorgt ervoor dat werknemers informatie tijdig ontvangen en verspilling wordt voorkomen. Het gebruik van elektronische communicatiemiddelen vermindert de hoeveelheid papier die een kantoor nodig heeft en kan ook de veiligheid verbeteren, omdat vertrouwelijk materiaal minder vaak wordt weggelaten in openbare ruimtes wanneer werknemers geen papieren exemplaren krijgen.
De kosten van een loonportaal variëren. Sommige pakketten omvatten installatie van de software samen met onderhoud en updates. Anderen vereisen dat mensen extra betalen voor diensten zoals upgrades van het systeem. Bij het vergelijken van systemen willen mensen misschien nadenken over functies, flexibiliteit en prijzen.