Hva er en lønnsportal?

En lønnsportal er et elektronisk grensesnitt som kan brukes av både arbeidsgivere og ansatte for å samhandle med lønnsinformasjon. Det er vanligvis designet for å bli presentert enten online eller i et internt nettverk, slik at folk kan få tilgang til lønnsinformasjon når som helst. Generiske lønnsportaler er tilgjengelige fra en rekke selskaper som designer programvare og grensesnitt for styring av lønn og kontoer. Bedrifter kan også bygge sine egne hvis de trenger tilpassede funksjoner eller spesielle tjenester som ikke er tilgjengelige i grunnleggende programmer.

For å få tilgang til en lønnsportal, må folk oppgi en identifikasjon og passord. Navn eller unike tall kan brukes til å identifisere, og mens tilfeldige passord vanligvis tilordnes ved opprettelse av kontoer, kan folk også endre passord, og dette anbefales for sikkerhet. Når systemet er akseptert av systemet, har brukeren et grensesnitt som kan navigeres for å få tilgang til forskjellige typer informasjon.

Vanligvis inneholder en lønnsportal lønnsregister sammen med skatteinformasjon. Folk kan slå opp og skrive ut gamle lønnsstasjoner, sammenligne lønnsstasjoner og verifisere at informasjonen som er registrert for tidligere lønnsperioder er korrekt. Skatteskjemaer, inkludert inntektsdeklarasjoner og opplysninger om fordeler, kan også nås via portalen. Arkiver av materiale fra tidligere år er også tilgjengelig for enkelhets skyld.

Arbeidsgivere som tilbyr fordeler kan tillate ansatte å registrere seg i fordelsprogrammer gjennom portalen eller å gjøre endringer i kontoene sine. Ansatte kan velge mengden av bidrag til forskjellige fordelsproblemer, sette opp elektroniske pengeoverføringer for betalingene sine og oppdatere informasjon som adresser og kontaktinformasjon. Dette kutter ned arbeidet for fordeladministratorer, da ansatte kan bruke lønnsportalen direkte i stedet for å måtte kontakte noen for å gjøre disse endringene.

Skjemaer og dokumentasjon kan også leveres gjennom portalen. Notater, kunngjøringer og medarbeiderhåndbøker kan bli publisert i en lønnsportal for å sikre at folk ser dem. Dette sikrer at ansatte mottar informasjon på en riktig måte og at det kutter ned avfallet. Å bruke elektroniske kommunikasjonsmidler reduserer mengden papir som trengs av et kontor og kan også forbedre sikkerheten, ettersom det er mindre sannsynlig at konfidensielt materiale blir utelatt i offentlige områder når ansatte ikke blir utstyrt med papirkopier.

Kostnaden for en lønnsportal varierer. Noen pakker inkluderer installasjon av programvaren sammen med vedlikehold og oppdateringer. Andre krever at folk betaler ekstra for tjenester som oppgraderinger av systemet. Når man sammenligner systemer, kan det være lurt å tenke på funksjoner, fleksibilitet og priser.