Wat doet een operations-assistent?
Een carrière als operationeel assistent draait meestal om het assisteren van de operations manager of directeur. Het is de taak van de assistent om de operations-afdeling te helpen ervoor te zorgen dat het bedrijf efficiënt draait en dat medewerkers aan de taak blijven. Deze personen kunnen in een breed scala van industrieën werken, maar hebben doorgaans vergelijkbare taken. Enkele veel voorkomende verantwoordelijkheden van een operations-assistent omvatten het toezicht op de dagelijkse activiteiten, het verbeteren van bedrijfspraktijken, het opzetten van vergaderingen, interactie met klanten en het uitvoeren van enkele secretariële taken.
Een van de meest fundamentele aspecten van operationeel assistent zijn, is toezicht houden op de dagelijkse activiteiten van een bedrijf. Afhankelijk van het type bedrijf kunnen de details hiervan sterk verschillen. Een persoon die voor een kledingwinkel werkt, kan bijvoorbeeld klanten aanspreken en vragen over winkelproducten beantwoorden. Aan de andere kant kan een persoon die in een restaurant werkt, de voedselvoorraad controleren en lijnkoks begeleiden. In wezen is dit deel van de taak bedoeld om het bedrijf draaiende te houden en fouten te voorkomen.
Het verbeteren van de algemene bedrijfspraktijken is een ander groot deel van deze taak. Een operations-assistent kan bijvoorbeeld af en toe het bedrijfsbeleid wijzigen met de bedoeling de efficiëntie te verbeteren. Hij kan ook luisteren naar feedback van klanten om erachter te komen hoe de verkoop te maximaliseren. Daarom moet een operationeel assistent een probleemoplosser zijn die in staat is te improviseren wanneer dat nodig is.
Om de verschillende afdelingen van een bedrijf op dezelfde pagina te houden, kan een operations-assistent ook van tijd tot tijd vergaderingen organiseren. Hij zou doorgaans verantwoordelijk zijn voor het aanwijzen van een tijd en plaats en het contacteren van het juiste personeel. Dit aspect van het werk vereist een persoon die goed georganiseerd is en in staat is evenementen effectief te coördineren.
Daarnaast is een operations-assistent vaak verantwoordelijk voor de interactie met klanten. Wanneer hij vragen of klachten krijgt, is het meestal aan hem om antwoorden te geven of de situatie te verzoenen. In sommige omgevingen kan hij klanten persoonlijk aanspreken. In andere gevallen kan hij voornamelijk communiceren via telefoon of e-mail. Dientengevolge is er een persoon nodig met goede interpersoonlijke vaardigheden in verschillende communicatievormen om deze taak uit te voeren.
Sommige incidentele secretariële taken worden ook vrij vaak uitgevoerd door een assistent operaties. Dit kan dingen omvatten zoals het instellen van afspraken voor een operations manager, het typen van documenten, het verzenden van faxen en boekhouding. Bovendien kan hij alle andere taken uitvoeren waarvoor een operations manager hulp nodig heeft. Dit aspect van de taak vereist een persoon die in staat is om soms orders te volgen en te multitasken.