Hva gjør en assisterende front office manager?

Stillingsbeskrivelsen for en assisterende front office manager varierer avhengig av størrelse og type kontor hvor han eller hun jobber. Denne stillingen kan eksistere på medisinske kontorer, hoteller, eller i enhver virksomhetsmiljø der det er et frontkontor. Vanligvis eksisterer frontkontoret i enhver virksomhet for å samhandle direkte med kunder eller klienter som kommer inn, så det vil vanligvis være jobben som en assisterende frontkontorsjef å løse eventuelle problemer og tilby god kundeservice, samt å føre tilsyn med alle andre ansatte og fungerer som en mellomting mellom de ansatte og kontorsjefen.

I de fleste tilfeller er jobben som en assisterende frontkontorsjef oftest en veiledende, sammenlignet med lederen som kan være mer fokusert på drift. En assisterende frontkontorsjef kan i utgangspunktet være en del av avgjørelsen om hvorvidt eller ansetter eller skyte av ansatte, og kan gjennomføre intervjuer med potensielle søkere. Når enkeltpersoner er ansatt, kan det være at han eller hun også må trene dem. Assistentkontorsjefen kan være ansvarlig for å lage timeplanen, planlegge for tidspunktene hvor ansatte kan be om ledig tid og sørge for at frontkontoret alltid er dekket. Daglig tilsyn med ting som atferd på jobb, overholdelse av kleskode og pauser, og andre vanlige problemer er også typisk en del av jobben.

I tillegg til tilsynsoppgaver er kundeservice typisk nok et av de viktigste aspektene ved jobben som assisterende frontkontorsjef. Selv om de andre ansatte på et kontor vanligvis vil bli opplært til å løse eventuelle problemer, kan særlig vanskelige eller utfordrende problemer bli underlagt assistentlederen, og han eller hun vil være i stand til å løse dem raskt og effektivt.

Den assisterende frontkontorsjefen trenger å forstå alle aspekter av hvordan kontoret drives, fra operasjonelle beslutninger til hvordan visse typer teknologi fungerer. Han eller hun kan trenge å utarbeide og kjøre rapporter som blir brakt til møter, og kan forventes å komme med forslag til hvordan kontoret kan bli mer effektivt, mer lønnsomt eller på annen måte bli forbedret. Det er viktig for alle som er interessert i denne typen karrierer å være ansvarlige, selvmotiverte og ha gode ferdigheter til mennesker. På grunn av alt dette ansvaret og nødvendig kunnskap knyttet til denne jobben, vil mange individer i denne rollen ha en slags college-grad i virksomhet.