Que fait un assistant Front Office Manager?
La description de poste du chef de réception auxiliaire varie en fonction de la taille et du type de bureau dans lequel il travaille. Ce poste peut exister dans les cabinets médicaux, les hôtels ou tout type d’environnement d’entreprise dans lequel il existe un guichet. En règle générale, dans toute entreprise, le front-office existe pour interagir directement avec les clients ou les clients qui entrent. Il sera donc généralement du ressort d'un responsable du front-office de résoudre tous les problèmes et de fournir un excellent service à la clientèle, ainsi que de superviser le autres employés et servent d’intermédiaire entre les employés et le chef de bureau.
Dans la plupart des cas, le poste de responsable adjoint du front office est le plus souvent un rôle de supervision, par rapport à celui de responsable qui peut être davantage axé sur les opérations. Un responsable de bureau d'accueil auxiliaire peut initialement prendre part à la décision quant à l'embauche ou au licenciement de certains employés et peut mener des entretiens avec les candidats éventuels. Une fois que des personnes sont embauchées, il peut aussi être amené à les former. L’adjoint au chef de bureau peut être responsable de l’établissement du calendrier, de la planification des heures pendant lesquelles les employés peuvent demander du temps libre et de s’assurer que le front-office est toujours couvert. La supervision quotidienne de choses telles que le comportement au travail, le respect du code vestimentaire, des pauses et autres problèmes courants fait également partie du travail.
Outre les tâches de supervision, le service à la clientèle est généralement l'un des aspects les plus importants du travail du responsable de la réception. Bien que les autres employés d'un bureau soient généralement formés pour résoudre les problèmes, des problèmes particulièrement difficiles peuvent être portés à l'attention du directeur adjoint. Ce dernier devra être en mesure de les résoudre rapidement et efficacement.
Le responsable du guichet d'accueil doit comprendre tous les aspects du fonctionnement du bureau, des décisions opérationnelles au fonctionnement de certains types de technologie. Il peut être amené à préparer et à exécuter des rapports qui seront présentés aux réunions et à faire des suggestions sur la manière dont le bureau pourrait devenir plus efficace, plus rentable ou être autrement amélioré. Il est important que toute personne intéressée par ce type de carrière soit responsable, motivée et possède d’excellentes qualités relationnelles. En raison de toute cette responsabilité et des connaissances nécessaires associées à cet emploi, de nombreuses personnes occupant ce poste auront un diplôme universitaire en commerce.