Hvad gør en begivenhedsspecialist?
En begivenhedsspecialist er en erfaren professionel, der håndterer eller overvåger alle detaljerne i planlægningen af et arrangement. Disse detaljer inkluderer alt fra at finde det ideelle sted til at vælge den type retter og sølvtøj, der skal bruges. Jobbet kræver lange timer, ekstrem opmærksomhed på detaljer og fremragende organisationsevner.
Jobmet hos en begivenhedsspecialist er ekstremt krævende og kræver ofte lange timer, især i de sidste dage før en begivenhed. Specialister samarbejder med klienter for at bestemme deres behov og forventninger og stræber efter at overstige disse forventninger. I begivenhedsplanlægningsbranchen er mund-til-mund-annoncering ekstremt værdifuld, og en lykkelig klient vil viderebringe specialistens navn til andre potentielle klienter, ligesom en ulykkelig klient vil sprede ordet og potentielt ødelægge en begivenhedsspecialists omdømme. Af denne grund skal hver del af planen have en sikkerhedskopi i tilfælde af, at noget går galt, f.eks. At en catering, der falder ud i sidste øjeblik.
Organisatoriske færdigheder er et must for en begivenhedsplanlægger, da selve jobbet består i at organisere mange små detaljer i et stort billede. Specialister er ansvarlige for at ansætte alle fra catering til underholdning. De arrangerer gæstetalere, sikrer, at de vigtigste gæster har den bedst mulige indkvartering og transport til begivenheden, og holder omkostningerne til hele begivenheden inden for klientens budget. Arrangering og vedligeholdelse af alle detaljer kræver også omhyggelig journalføring og forskningsevner.
En succesrig begivenhedsspecialist har ofte adskillige kontakter inden for begivenhedsplanlægningsbrancherne, herunder madservices, gæstfrihed, underholdning og trykkerier. At opretholde et godt forretningsforhold med kontakter er et helårs job, men det lønner sig ofte, fordi specialist kan bruge disse kontakter til at oprette både planer og sikkerhedskopieringsplaner. Deltagelse i konferencer og andre begivenheder er en god måde for en begivenhedsspecialist at møde nye kontakter såvel som at samle nogle nye ideer om begivenhedsplanlægning generelt.
Uddannelseskravene til en begivenhedsspecialist varierer. Store virksomheder, der ønsker at ansætte specialister på ansatte, foretrækker ofte kandidater med universitetsuddannelser, selvom års erfaring med at arrangere vellykkede begivenheder kan tilsidesætte dette krav. Dem med grader har dem ofte inden for et felt som marketing, public relations eller gæstfrihed. De fleste begivenhedsspecialister begynder at arbejde for en anden, indtil de får tilstrækkelig erfaring til at starte deres egne virksomheder.
Løn for en begivenhedsspecialist varierer markant afhængigt af erfaring, placering og arbejdsbyrde. Værket er måske ikke altid stabilt; en specialist kan have back-to-back begivenheder i tre måneder, derefter ingen begivenheder i flere måneder. Mens begivenhedsspecialister, der arbejder på personale i et enkelt firma, muligvis modtager regelmæssige lønchecks, modtager de, der arbejder for sig selv, en meget mere uberegnelig tidsplan og skal bruge gode pengehåndteringsevner for at sikre, at det varer gennem tørre staver i arbejdet.