Hva gjør en begivenhetsspesialist?
En begivenhetsspesialist er en erfaren profesjonell som håndterer eller overvåker alle detaljene som går ut på å planlegge et arrangement. Disse detaljene inkluderer alt fra å finne det ideelle stedet til å velge hvilken type servise og sølvtøy som skal brukes. Jobben krever lange timer, ekstrem oppmerksomhet på detaljer og gode organisasjonsevner.
Jobben til en begivenhetsspesialist er ekstremt krevende og krever ofte lange timer, spesielt de siste dagene frem til et arrangement. Spesialister samarbeider med klienter for å bestemme deres behov og forventninger, og streber etter å overgå disse forventningene. I begivenhetsplanleggingsbransjen er jungeltelegrafen ekstremt verdifull, og en lykkelig klient vil gi spesialistens navn videre til andre potensielle kunder, akkurat som en ulykkelig klient vil spre ordet og potensielt ødelegge omdømmet til en begivenhetsspesialist. Av denne grunn må alle deler av planen ha en sikkerhetskopi i tilfelle noe skulle gå galt, for eksempel at en caterer dropper ut i siste øyeblikk.
Organisasjonsferdigheter er et must for en begivenhetsplanlegger, da selve jobben består i å organisere mange små detaljer til ett stort bilde. Spesialister er ansvarlige for å ansette alle fra catering til underholdning. De arrangerer gjesteforelesere, sørger for at de viktigste gjestene har best mulig overnatting og transport til arrangementet, og holder kostnadene for hele arrangementet innenfor klientens budsjett. Å arrangere og vedlikeholde alle detaljene krever også nøye journalførings- og forskningsferdigheter.
En vellykket begivenhetsspesialist har ofte mange kontakter i begivenhetsplanleggingsbransjene, inkludert matservering, gjestfrihet, underholdning og trykking. Å opprettholde et godt forretningsforhold med kontakter er en helårsjobb, men det lønner seg ofte fordi spesialisten kan bruke disse kontaktene til å lage både planer og sikkerhetskopieringsplaner. Å delta på konferanser og andre arrangementer er en god måte for en begivenhetsspesialist å møte nye kontakter i tillegg til å samle nye ideer om arrangementplanlegging generelt.
Utdanningskravene til en begivenhetsspesialist varierer. Store selskaper som ønsker å ansette spesialister ofte foretrekker kandidater med høyskoleutdanning, selv om mange års erfaring med å arrangere vellykkede arrangementer kan overstyre dette kravet. De med grader har dem ofte innen et felt som markedsføring, PR eller gjestfrihet. De fleste begivenhetsspesialister begynner å jobbe for noen andre til de får nok erfaring til å starte sine egne virksomheter.
Lønnen til en begivenhetsspesialist varierer betydelig avhengig av erfaring, beliggenhet og arbeidsmengde. Arbeidet er kanskje ikke alltid stabilt; en spesialist kan ha back-to-back-hendelser i tre måneder, deretter ingen hendelser i flere måneder. Mens spesialister som jobber på ansatte i et enkelt selskap kan motta regelmessige lønnsjekker, får de som jobber for seg lønn på en langt mer uberegnelig plan og må bruke gode pengestyringsevner for å sikre at det varer gjennom tørre staver i arbeidet.