Was macht ein Veranstaltungsspezialist?
Ein Veranstaltungsspezialist ist ein erfahrener Fachmann, der alle Details für die Planung einer Veranstaltung bearbeitet oder überwacht. Diese Details reichen von der Auswahl des idealen Standorts bis hin zur Auswahl der Art von Geschirr und Besteck, das verwendet werden soll. Die Arbeit erfordert viele Stunden, viel Liebe zum Detail und hervorragende Organisationsfähigkeiten.
Die Arbeit eines Veranstaltungsspezialisten ist äußerst anspruchsvoll und erfordert oft lange Arbeitszeiten, insbesondere in den letzten Tagen vor einer Veranstaltung. Spezialisten arbeiten mit Kunden zusammen, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu ermitteln, und bemühen sich, diese Erwartungen zu übertreffen. In der Event-Planungsbranche ist Mund-zu-Mund-Werbung äußerst wertvoll, und ein zufriedener Kunde gibt den Namen des Spezialisten an andere potenzielle Kunden weiter, genau wie ein unglücklicher Kunde dies verbreitet und möglicherweise den Ruf eines Event-Spezialisten ruiniert. Aus diesem Grund muss jeder Teil des Plans gesichert werden, falls etwas schief geht, z. B. ein Caterer, der in letzter Minute ausfällt.
Organisationsfähigkeiten sind ein Muss für einen Veranstaltungsplaner, da der Job selbst darin besteht, viele kleine Details in einem großen Bild zusammenzufassen. Spezialisten sind für die Einstellung aller Mitarbeiter verantwortlich, vom Caterer bis zur Unterhaltungsfirma. Sie organisieren Gastredner, sorgen dafür, dass die wichtigsten Gäste die bestmögliche Unterkunft und den bestmöglichen Transport zur Veranstaltung haben, und halten die Kosten für die gesamte Veranstaltung im Rahmen des Kundenbudgets. Das Ordnen und Pflegen aller Details erfordert außerdem sorgfältige Aufzeichnungen und Recherchefähigkeiten.
Ein erfolgreicher Veranstaltungsspezialist verfügt häufig über zahlreiche Kontakte in der Event-Planungsbranche, einschließlich der Bereiche Gastronomie, Gastgewerbe, Unterhaltung und Druck. Die Pflege einer guten Geschäftsbeziehung mit Kontakten ist ein ganzjähriger Job, der sich jedoch oft auszahlt, da der Spezialist diese Kontakte sowohl zum Erstellen von Plänen als auch von Sicherungsplänen verwenden kann. Die Teilnahme an Konferenzen und anderen Veranstaltungen ist eine gute Möglichkeit für einen Veranstaltungsspezialisten, neue Kontakte zu knüpfen und neue Ideen zur Veranstaltungsplanung im Allgemeinen zu sammeln.
Die Ausbildungsvoraussetzungen für einen Veranstaltungsspezialisten variieren. Große Unternehmen, die auf der Suche nach Spezialisten sind, bevorzugen häufig Kandidaten mit Hochschulausbildung, obwohl jahrelange Erfahrung in der Organisation erfolgreicher Veranstaltungen diese Anforderung außer Kraft setzen kann. Diejenigen mit Abschlüssen haben sie oft in einem Bereich wie Marketing, Öffentlichkeitsarbeit oder Gastgewerbe. Die meisten Eventspezialisten beginnen mit der Arbeit für eine andere Person, bis sie genug Erfahrung gesammelt haben, um ein eigenes Unternehmen zu gründen.
Das Gehalt eines Veranstaltungsspezialisten variiert je nach Erfahrung, Standort und Arbeitsbelastung erheblich. Die Arbeit kann nicht immer stabil sein; Ein Spezialist kann drei Monate lang aufeinanderfolgende Ereignisse haben, dann mehrere Monate lang keine Ereignisse. Während Eventspezialisten, die bei einem einzelnen Unternehmen angestellt sind, unter Umständen regelmäßige Gehaltsschecks erhalten, werden diejenigen, die für sich arbeiten, nach einem weitaus unregelmäßigeren Zeitplan bezahlt und müssen gute Kenntnisse im Umgang mit Geld einsetzen, um sicherzustellen, dass dies auch nach einem längeren Arbeitsaufenthalt möglich ist.