¿Cuáles son los diferentes tipos de herramientas de mapeo de procesos de negocios?
El mapeo de procesos de negocio es un concepto que usa palabras escritas y diseños visuales para explicar las funciones típicas. A medida que la práctica se ha vuelto más popular, se han desarrollado una serie de herramientas de mapeo de procesos de negocios para que sea más fácil y rápido. La herramienta más utilizada es el software de mapeo de procesos, que puede ofrecer muchos beneficios a una organización, incluida la capacidad de documentar los procesos existentes y garantizar que sean efectivos para lograr los objetivos del negocio.
Estas herramientas también pueden proporcionar modelado de procesos, lo que permite una visión en tiempo real de cómo los cambios propuestos podrían afectar los procesos existentes y la función comercial general. Otro beneficio del software es ayudar a automatizar los procesos existentes e integrarlos en múltiples áreas del negocio. Las herramientas de mapeo pueden ayudar a las empresas a cumplir con regulaciones como ISO 9000, que pueden requerir documentación de los procesos del sistema de calidad.
El primer paso en el mapeo de procesos de negocios generalmente es documentar los procesos de negocios existentes. Las herramientas de mapeo de procesos de negocios brindan la capacidad de crear diagramas de flujo y otras herramientas que ilustran visualmente los procesos existentes y sus relaciones entre sí. Una vez que los procesos se han documentado, se pueden analizar y revisar para asegurarse de que capturan adecuadamente las actividades de la vida real de la organización. El mapeo de procesos también facilita la identificación de ineficiencias y áreas de mejora dentro de los procesos.
Luego, el negocio puede crear modelos de los procesos que se han trazado. El modelado permite que los cambios propuestos al sistema se implementen en situaciones hipotéticas, lo que permite a los propietarios de procesos observar los posibles resultados de un cambio y evaluar si efectivamente aborda las ineficiencias que pueden haber identificado en el primer paso. Tener simulaciones de procesos permite implementar una serie de cambios propuestos y observar y evaluar sus efectos antes de realizar cambios organizacionales reales.
Las organizaciones también pueden usar herramientas de mapeo de procesos comerciales para automatizar las funciones existentes, aumentando la eficiencia y la uniformidad en los diferentes departamentos. El software puede ayudar a los sistemas de diferentes departamentos a "comunicarse" entre sí y compartir la información necesaria. La automatización de procesos con frecuencia ahorra tiempo y dinero, y ayuda a las grandes empresas a implementar procesos de flujo de trabajo uniformes en todas las áreas de la empresa.
La uniformidad puede ser necesaria para las organizaciones que necesitan cumplir con varias regulaciones, como ISO 9000. Muchas agencias reguladoras requieren que las empresas documenten sus procesos y garanticen el cumplimiento de la compañía. Estas herramientas pueden proporcionar la documentación necesaria, rastrear el cumplimiento individual e identificar áreas donde se necesita capacitación adicional.