Hvad er de forskellige typer af kortlægningsværktøjer til forretningsprocesser?
Kortlægning af forretningsprocesser er et koncept, der bruger skriftlige ord og visuelle layout til at forklare typiske funktioner. Efterhånden som fremgangsmåden er blevet mere populær, er der udviklet en række kortlægningsværktøjer til forretningsprocesser for at gøre det lettere og hurtigere. Det mest anvendte værktøj er proceskortkort-software, der kan tilbyde mange fordele for en organisation, herunder evnen til at dokumentere eksisterende processer og sikre, at de er effektive til at nå målene for virksomheden.
Disse værktøjer kan også tilbyde procesmodellering, som tillader realtid indsigt i, hvordan foreslåede ændringer kan påvirke eksisterende processer og den overordnede forretningsfunktion. En anden fordel ved softwaren er at hjælpe med at automatisere eksisterende processer og integrere dem på tværs af flere forretningsområder. Kortlægningsværktøjer kan hjælpe virksomheder med at overholde regler såsom ISO 9000, som muligvis kræver dokumentation af kvalitetssystemprocesser.
Det første trin i kortlægning af forretningsprocesser er normalt at dokumentere eksisterende forretningsprocesser. Værktøjer til kortlægning af forretningsprocesser giver mulighed for at oprette flowdiagrammer og andre værktøjer, der visuelt illustrerer eksisterende processer og deres forhold til hinanden. Når processer er blevet dokumenteret, kan de analyseres og gennemgås for at sikre, at de fanger organisationens virkelige aktiviteter tilstrækkeligt. Processkortlægning gør det også lettere at identificere ineffektivitet og forbedringsområder inden for processer.
Dernæst kan virksomheden oprette modeller af de processer, der er kortlagt. Modellering tillader, at foreslåede ændringer af systemet implementeres i hypotetiske situationer, hvilket giver procesejere mulighed for at observere de mulige resultater af en ændring og vurdere, om det effektivt løser de ineffektiviteter, de måtte have identificeret i det første trin. At have processimuleringer tillader, at et antal foreslåede ændringer implementeres, og deres effekter observeres og evalueres, før der foretages faktiske organisatoriske ændringer.
Organisationer kan også bruge kortlægningsværktøjer til forretningsprocesser til at automatisere eksisterende funktioner og øge effektiviteten og ensartetheden på tværs af forskellige afdelinger. Software kan hjælpe systemerne i forskellige afdelinger med at "tale" med hinanden og dele nødvendige oplysninger. Processautomation sparer ofte tid og penge og hjælper større virksomheder med at implementere ensartede workflow-processer på tværs af alle virksomhedsområder.
Der kan være behov for ensartethed for organisationer, der har brug for at overholde forskellige forskrifter, f.eks. ISO 9000. Mange regulerende agenturer kræver, at virksomheder dokumenterer deres processer og garanterer virksomhedens overholdelse. Disse værktøjer kan levere den nødvendige dokumentation, spore individuel overholdelse og identificere områder, hvor yderligere træning er nødvendig.